Anna Nowak
Anna Nowak
11 Sty, 2019 - 06:49
Diety zagraniczne w 2019 roku - stawki i zasady naliczania

Diety zagraniczne w 2019 roku – stawki i zasady naliczania

Anna Nowak

Diety zagraniczne zazwyczaj są dużo korzystniejsze od diet krajowych, ale to nie standard. Jak wyliczyć diety i co sprawdzić, żeby nie stracić?

Większość z nas wyjeżdżając w służbową podróż zagraniczną, sprawdza stawki diet w stosownym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Niewiele osób wie, że w firmach prywatnych diety zagraniczne mogą być regulowane przez pracodawcę, a ich stawki mogą być dużo niższe.

Warto zatem być przezornym i upewnić się, na co możemy liczyć, zanim zaczniemy wydawać pieniądze w delegacji. Poniżej prezentujemy najważniejsze zasady ustalania diety podczas służbowej podróży za granicę, a także aktualne stawki diety zagranicznej w bieżącym roku.

Diety zagraniczne – podstawa naliczania

Nie zawsze obowiązuje ministerialna tabela stawek diet. Trzeba wiedzieć, że diety zagraniczne powinny być przede wszystkim określone w zakładowym regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym, czy też w umowie o pracę (art. 775 § 3 k.p.).

Limity wskazane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługują jedynie pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Ustawę tą (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), będziemy dalej nazywać rozporządzeniem.

Ważne! Zgodnie z kodeksem pracy (art. 775 § 4) pracodawca może ustalić stawki inne niż w rozporządzeniu. Mogą być one:

  • niższe od limitów z rozporządzenia, ale nie niższe od diety z tytułu podróży służbowej krajowej (aktualnie 30 zł za dobę),
  • wyższe od limitów z rozporządzenia – wówczas nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu z tytułu ubezpieczeń społecznych.

Jeśli w umowie o pracę ani w regulaminie wewnątrzzakładowym nie mamy ustalonych stawek diety zagranicznej, koniecznie ustalmy je na piśmie przed wyjazdem.

Polecenie wyjazdu a rozliczenie delegacji zagranicznej

Polecenie wyjazdu jest bardzo istotne z punktu widzenia obliczenia diety. To w nim powinny znaleźć się takie informacje jak:

  • kraj docelowy delegacji (według tego wskazania wybiera się stawkę diety),
  • miejsce i czas rozpoczęcia podróży służbowej oraz czas trwania delegacji,
  • środek transportu (od niego zależy moment rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej),
  • potwierdzenie wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów delegacji.

Bardzo ważna jest również informacja dotycząca zapewnionych przez pracodawcę bezpłatnych posiłków i noclegów. Ma ona bowiem wpływ na to, jak są obliczane diety zagraniczne.

Środek transportu w podróży zagranicznej

To, jakim środkiem transportu pracownik dotrze do kraju docelowego delegacji, zależy od pracodawcy. W podróżach zagranicznych najpopularniejszym środkiem transportu jest dzisiaj samolot, jednak w przypadku gdy miejsce delegacji położone jest niedaleko granicy polskiej, dość często do podróży wykorzystywany jest samochód.

Może być to zarówno samochód służbowy, jak i prywatny, należący do pracownika, o ile pracownik złoży wniosek o taką możliwość. Za podróż własnym samochodem pracownik otrzymuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr na podstawie odrębnych przepisów.

Z kolei jeśli pracownik korzysta w podróży zagranicznej z innych niż samochód środków transportu, powinien otrzymać ryczałt w wysokości jednej diety według stawek obowiązujących w danej miejscowości na pokrycie kosztów dojazdu do lotniska, dworca kolejowego czy portu.

Również za przemieszczanie się za granicą lokalną komunikacją np. miejską pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie z tego tytułu kosztów – w tym przypadku stawka wynosi 10% dziennej diety.

Dowiedz się więcej: Delegacja zagraniczna pracownika – to musisz wiedzieć

Diety zagraniczne - zależą od środka transportu

Wysokość diety zagranicznej

Za każdą pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Przy niepełnych dobach diety zagraniczne należy naliczać w następujący sposób:

  • 1/3 diety – za czas do 8 godzin,
  • 1/2 diety – za czas dłuższy niż 8 godzin, lecz krótszy niż 12 godzin,
  • w pełnej wysokości – za czas ponad 12 godzin.

Jak obliczyć czas służbowej podróży zagranicznej?

Podróż zagraniczna rozpoczyna się i kończy z chwilą (ważna jest zarówno data, jak i godzina):

  • przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju – w przypadku podróży lądowej (samochodem),
  • startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju – w przypadku podróży lotniczej,
  • wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego – w przypadku podróży drogą morską.

Dowiedz się więcej: Delegacja krajowa pracownika – to musisz wiedzieć

Obniżone diety zagraniczne

Gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne i całodzienne wyżywienie w czasie podróży zagranicznej, wówczas należy mu się jedynie 25% diety – pod warunkiem odbycia delegacji trwającej powyżej 12 godzin.

Jeśli pracodawca zapewnił tylko określone posiłki, wówczas od diety potrąca się:

  • 15% – za śniadanie,
  • 30% – za obiad,
  • 30% – za kolację.

Potrącenie ma miejsce od pełnej kwoty diety, a nie obniżonej z tytułu krótszej delegacji. Jeśli więc nasza dieta wynosi 100 złotych dziennie, ale podróż trwała jedynie 12 godzin – otrzymamy dietę w wysokości 50% stawki (50 złotych), ale pomniejszoną np. o 30% od pełnej stawki za obiad. W ręku pozostaje nam więc jedynie 20 złotych.

Czasem zdarza się, że cena posiłków wyliczana tą metodą da nam kwotę wyższą niż stawka diety. Wtedy przyjmuje się, że pracownik nie musi dokładać do delegacji, natomiast nie otrzyma już żadnych pieniędzy za podróż.

Diety zagraniczne za pobyt w szpitalu

Jeżeli pracownik przebywa podczas podróży zagranicznej w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, wówczas przysługuje mu 25% diety za każdy dzień pobytu.

W przypadku choroby podczas delegacji pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów leczenia i zakupu leków, pod warunkiem, że wszelkie zabiegi i leki były rzeczywiście konieczne. Nie należy liczyć na to, że pracodawca zwróci nam koszty operacji plastycznej, wizyty u ortodonty czy zakupu modnych okularów, nawet jeśli miałyby szkła korekcyjne.

Należność za nocleg w podróży zagranicznej

Podstawą zwrotu kosztów noclegu jest rachunek za tę usługę. Warto wiedzieć, że pracownikowi przysługuje zwrot tylko do wysokości limitu wskazanego w tabeli poniżej (wg rozporządzenia). A co, jeśli takiego rachunku nie ma? Wówczas pracodawca zobowiązany jest do wypłaty 25% tego limitu.

Pamiętajmy, że mowa tylko i wyłącznie o pracownikach sfery budżetowej. W prywatnych firmach regulamin może głosić inne stawki i zasady naliczania lub określać przepisy według rozporządzenia.

Diety zagraniczne – stawki

Pracownik powinien pamiętać, że na rozliczenie delegacji zagranicznej z pracodawcą ma maksymalnie 14 dni od dnia powrotu z podróży. Podczas wyjazdu warto gromadzić wszelkie rachunki, które mogą potem przydać się do rozliczenia.

O tym, jak wygląda rozliczenie delegacji zagranicznej, można się przekonać, korzystając z wygodnego narzędzia dostępnego bezpłatnie w Internecie. Kalkulator delegacji zagranicznej uwzględnia wszystkie wymienione wyżej czynniki wpływające na rozliczenie kosztów podróży, czyli przede wszystkim wysokość diety, koszty przejazdu i dojazdów, koszty noclegów, koszty ewentualnego pobytu w szpitalu, a nawet dodatkowe wydatki (uzasadnione i udokumentowane).

PaństwoWalutaKwota dietyKwota limitu na nocleg
AfganistanEUR47140
AlbaniaEUR41120
AlgieriaEUR50200
AndoraEUR50160
AngolaUSD61180
Arabia SaudyjskaEUR45180
ArgentynaUSD50150
ArmeniaEUR42145
AustraliaAUD88250
AustriaEUR52130
AzerbejdżanEUR43150
BangladeszUSD50120
BelgiaEUR48160
BiałoruśEUR42130
Bośnia i HercegowinaEUR41100
BrazyliaEUR43120
BułgariaEUR40120
ChileUSD60120
ChinyEUR55170
ChorwacjaEUR42125
CyprEUR43160
CzechyEUR41120
DaniaDKK4061300
EgiptUSD55150
EkwadorUSD44110
EstoniaEUR41100
EtiopiaUSD55300
FinlandiaEUR48160
FrancjaEUR50180
GrecjaEUR48140
GruzjaEUR43140
HiszpaniaEUR50160
IndieEUR38190
IndonezjaEUR41110
IrakUSD60120
IranEUR4195
IrlandiaEUR52160
IslandiaEUR56160
IzraelEUR50150
JaponiaJPY753222000
JemenUSD48160
JordaniaEUR4095
KambodżaUSD45100
KanadaCAD71190
KatarEUR41200
KazachstanEUR41140
KeniaEUR41150
KirgistanUSD41150
KolumbiaUSD49120
KongoUSD66220
Korea PołudniowaEUR46170
Koreańska Republika Ludowo-DemokratycznaEUR48170
KostarykaUSD50140
KubaEUR42110
KuwejtEUR39200
LaosUSD54100
LibanUSD57150
LibiaEUR52100
LiechtensteinCHF80200
LitwaEUR39130
LuksemburgEUR 48 160
ŁotwaEUR57132
MacedoniaEUR39125
MalezjaEUR41140
MaltaEUR43180
MarokoEUR41130
MeksykUSD53140
MołdawiaEUR4185
MonakoEUR50180
MongoliaEUR45140
NiderlandyEUR50130
NiemcyEUR49150
NigeriaEUR46240
NorwegiaNOK4511500
Nowa ZelandiaUSD58180
OmanEUR40240
PakistanEUR38200
Palestyńska Władza NarodowaEUR 50 150
PanamaUSD52140
PeruUSD50150
PortugaliaEUR49120
RPAUSD52275
RosjaEUR48200
RumuniaEUR38100
San MarinoEUR48174
SenegalEUR44120
Serbia i CzarnogóraEUR40100
SingapurUSD56230
SłowacjaEUR43120
SłoweniaEUR41130
USAUSD59

Nowy Jork 350

Waszyngton 300

Pozostałe 200

SyriaUSD50150
SzwajcariaCHF88200
SzwecjaSEK4591800
TadżykistanEUR41140
TajlandiaUSD42110
TanzaniaUSD53150
TunezjaEUR37100
TurcjaUSD53173
TurkmenistanEUR4790
UkrainaEUR41180
UrugwajUSD5080
UzbekistanEUR41140
WenezuelaUSD60220
WęgryEUR44130
Wielka BrytaniaGBP35200
WietnamUSD53160
WłochyEUR48174
Wybrzeże Kości SłoniowejEUR33100
ZimbabweEUR3990
Zjednoczone Emiraty ArabskieEUR39200
Państwa inne niż wymienioneEUR41140

Podstawa prawna: Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

ZOBACZ RÓWNIEŻ