Zarządzanie czasem - poznaj najlepsze metody i techniki

Zarządzanie czasem przywraca kontrolę nad własnym dniem. Pozwala zrównoważyć życie zawodowe i prywatne. Uwalnia od stresu, pośpiechu i chaosu.

Zarządzanie czasem - poznaj najlepsze metody i techniki

Kto posiadł umiejętność zarządzania czasem, ten otworzył sobie jedne z najważniejszych drzwi do udanej kariery. Większość menedżerów ma do perfekcji opanowane opracowywanie grafików zadań. Jednocześnie potrafią tak gospodarować swoim czasem, by mieć go jeszcze wystarczająco dużo na samodoskonalenie i wypoczynek. Można podejrzewać, że to właśnie zarządzanie czasem prowadzi ludzi sukcesu na szczyt.

Zarządzanie czasem to jednak nie tylko droga do udanej kariery, ale sposób na życie bez zbędnego stresu, niepewności i bałaganu. Jak zatem opracować idealny plan dnia?

Plan działania

Prawdopodobnie każdy zna podział spraw na:

  • ważne i pilne,
  • pilne, ale niezbyt ważne,
  • ważne, ale niepilne.

Do czego taki podział jest przydatny? W chwilach, gdy kalendarz roi się od krótkich i ostatecznych terminów, a spraw nie ubywa, warto ustalić priorytetowe zadania i wykonywać je po kolei, zamiast wszystkie naraz.

Sprawy ważne i pilne należy wykonać osobiście i od razu. Sprawy ważne, lecz bez palącego terminu mogą być załatwione w drugiej kolejności. Jednocześnie sprawy pilne, lecz nieważne można delegować na inne osoby.

Wszyscy wiemy, że oprócz tych trzech rodzajów spraw są też takie, które nie są ani ważne, ani pilne, czyli kwalifikują się wyłącznie do kosza. Wiele osób to właśnie z tymi zadaniami ma największy kłopot, gdyż zamiast pozbyć się ich, marnotrawią na ich wykonanie swój cenny czas.

Zarządzanie czasem – zasada Pareto

Zgodnie z zasadą Pareto, 20% naszych działań odpowiada za 80% wyników. Zamiast działać spontanicznie, lepiej jest poświęcić kilka minut dziennie na przemyślenie, które zadania są warte wysiłku i przyniosą zauważalny efekt, a którymi absolutnie nie należy się zajmować.

Dzielenie zadań na części

Wrogiem, który wprowadza zamieszanie i stres do naszego życia jest odkładanie zadań na później. Kiedy zbliża się „godzina zero” panikujemy w obawie, że nie damy rady należycie wykonać całości. Niepotrzebne nerwy i chaos w działaniu sprawiają, że obawy wcielają się w życie. Jak tego uniknąć?

Często powodem niechęci do rozprawienia się z jakąś sprawą jest poczucie, że przerasta ona nasze możliwości. Z lękiem przed dużym wyzwaniem można poradzić sobie, dzieląc zadanie na mniejsze partie i wykonywać je sukcesywnie przez kilka dni. Najczęściej po wykonaniu pierwszego etapu okazuje się, że „nie taki diabeł straszny jak go malują” i pozostała część pracy przebiega znacznie sprawniej.

Aby zmotywować się bardziej, można wyznaczyć sobie termin końcowy nieco szybciej, niż wynika to faktycznie z kalendarza. Przy odrobinie samodyscypliny można zapewnić sobie kilka dni na dodatkową kontrolę pracy i sporą satysfakcję z przełamania złych nawyków.

Delegowanie zadań – uwierz w produktywność innych osób

Delegowanie zadań prowadzi do co najmniej dwóch dobrych efektów: pierwszy to odkrywanie możliwości i talentów wśród osób, którym powierza się jakieś sprawy do wykonania, a druga to uwolnienie się chociażby od załatwiania spraw pilnych lecz nie tak ważnych, by wymagały one osobistej interwencji.

Dowiedz się więcej: Czym są umiejętności miękkie i dlaczego są ważne >>

Pomodoro – lepsza organizacja czasu

Jedną z najlepszych metod pilnowania uciekających minut jest Pomodoro. Polega ona na określaniu ile czasu powinno nam zająć wykonanie zadania i wykonywaniu go z minutnikiem w ręku (pomocne mogą być również aplikacje nawiązujące do tej metody).

To oczywiście tylko kilka z wielu metod zarządzania czasem. Warto testować każdą, jeśli ma to pomóc w efektywnym wykorzystywaniu uciekających minut i planowaniu własnego życia.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Anna Nowak Anna Nowak [+ info]

Na łamach portali internetowych relacjonuje zmiany na rynku pracy. Z uwagą przygląda się ofertom zatrudnienia, poszukując ich mocnych i słabych stron. Sprawdza, co spędza sen z powiek HR-owców. Dostarcza inspiracji niezdecydowanym i odkrywa sposoby osiągania celów zawodowych. Jako redaktor portalu KarieraKobiety.pl wspiera aktywność zawodową i emancypację finansową kobiet. Po godzinach – amatorka zdrowej kuchni, pasjonatka fotografii i sketchnotingu.

Zobacz również