Jak prowadzić skuteczne negocjacje w biznesie?

Chcesz odnieść sukces w biznesie? Dowiedz się, jak prowadzić skuteczne negocjacje biznesowe oraz mediacje prowadzące do zawierania korzystnych ugód.

 
Jak prowadzić skuteczne negocjacje w biznesie?

Aby odnieść sukces w biznesie trzeba nauczyć się sztuki negocjacji. W końcu podczas dialogu z klientami, usługodawcami i sprzedawcami można wynegocjować lepsze warunki umów, krótsze terminy realizacji prac i niższe ceny, z którymi łatwiej jest rozwijać własny biznes. Podpowiadamy, jak prowadzić skuteczne negocjacje biznesowe oraz mediacje, których celem jest ugoda.

Zanim rozpoczniemy negocjacje – przygotowanie

Do każdej rozmowy biznesowej trzeba się solidnie przygotować. Na początek, należy poznać drugą stronę dialogu. Ważne jest w szczególności to, co może nam zaoferować i czego oczekuje w zamian.

Gdy chcemy zawrzeć umowę z nowym klientem, powinniśmy dowiedzieć się, jakie są jego potrzeby (i czy możemy im sprostać) oraz możliwości finansowe (budżet).

  • Jeśli pragniemy zakupić nowy sprzęt np. biurowy,  musimy wiedzieć, jakie ceny oferuje wybrany przez nas sprzedawca, w czym jego oferta jest lepsza (i gorsza) od tej u konkurencji, a także, które warunki sprzedaży będziemy chcieli z nim negocjować (np. długość gwarancji, serwis czy transport).
  • Jeżeli zaś szykujemy się na spotkanie w sprawie świadczenia usług na rzecz naszego biznesu, musimy mieć na względzie ograniczenia i możliwości wybranej przez nas firmy (osoby), a także jej standardowe stawki.

Dowiedz się więcej: Czym jest mediacja i do czego się przydaje >>

Warto też określić własne oczekiwania co do wyniku negocjacji. Dobrze jest ustalić najwyższą cenę zakupu, maksymalny koszt usługi lub minimalną akceptowalną stawkę dla klienta, podobnie jak podstawowe warunki umowy, które muszą być spełnione przed jej podpisaniem. Dzięki temu łatwiej ocenić postępy dialogu „na gorąco” i zminimalizować ryzyko podjęcia niewłaściwej decyzji pod wpływem impulsu.

Każdy biznes rządzi się innymi prawami. Warto sobie przypomnieć, jakie zasady panują w branży, w której pracujemy lub z której reprezentantem przyjdzie nam rozmawiać. Są bowiem takie obszary, w których liczą się przede wszystkim „moce przerobowe” i stawki (np. rachunkowość małych firm czy pisanie tekstów preclowych), jak również takie, które przedkładają jakość pracy ponad wszystko inne (np. grafika czy architektura). Dobrze jest uświadomić sobie te prawidłowości zanim rozpocznie się jakiekolwiek negocjacje z potencjalnymi partnerami biznesowymi.

Dowiedz się więcej: Networking – co to jest i dlaczego warto to robić >>

Etyka negocjacji biznesowych

Mądry negocjator powinien bezwzględnie przestrzegać zasad etycznych obowiązujących w rozmowach biznesowych.

Dialog ponad wszystko

Podstawowa reguła mówi o tym, że skuteczne negocjacje muszą opierać się na dialogu. Oznacza to, że każda strona powinna mieć możliwość wypowiedzenia się i bycia wysłuchaną.

Nie można wobec tego opierać rozmowy na monologu pod tytułem „oczekuję tego i tego, za tyle i tyle”, ani na biernym wysłuchiwaniu stanowiska drugiej strony. Podczas dialogu należy zadawać pytania, oczekiwać ich odpowiedzi, formułować zrozumiałe, logiczne argumenty, a także stawiać się w roli drugiej strony.

Nie zapominajmy również o zachowaniu odpowiedniej komunikacji niewerbalnej, która dodatkowo wzmocni nasze intencje.

Optymistyczna postawa i szacunek

Równie ważne, co dialog jest utrzymywanie pozytywnych relacji w negocjacjach. Warto jest przyjąć optymistyczną postawę i zwracać się do osoby, z którą się rozmawia w sposób możliwie jak najbardziej przyjazny.

Najistotniejsze jest to, aby odnosić się do drugiej strony z szacunkiem – dyplomatycznie, spokojnie i rzeczowo, wystrzegając się agresji i nieczystych zagrań. Jest to szczególnie ważne przy rozwiązywaniu sporów. Dzięki wzajemnemu szacunkowi istnieje duża szansa na to, że konflikt będzie rozwiązany polubownie, a pomiędzy stronami zostanie zwarta ugoda.

Dowiedz się więcej: Czym są umiejętności miękkie i dlaczego są ważne >>

Właściwa forma negocjacji

Dość istotne jest także zachowanie odpowiedniej formy negocjacji. W tym względzie wiele zależy od przyzwyczajeń i standardów obu stron. Dla niektórych prowadzenie rozmów w nieformalnych okolicznościach i strojach będzie niedopuszczalne, a dla innych będzie na porządku dziennym. Przypadki bywają różne – zdarzają się i takie, w których np. ugoda może być zawarta telefonicznie czy mailowo, bez fizycznego spotkania stron.

Dowiedz się więcej: Najlepsze szkolenia menedżerskie online, czyli jak zostać dobrym liderem >>

Jak prowadzić skuteczne negocjacje w biznesie? - techniki

Techniki negocjacyjne

Istnieje kilka technik, dzięki którym negocjacje mogą być jeszcze bardziej owocne. Warto zapoznać się z nimi i dowiedzieć się, w jaki sposób działają. Oto lista pięciu najbardziej skutecznych:

1. Oczekujemy więcej, niż chcemy dostać

Wymagając dużo, otrzymujemy jeszcze więcej. Kontrahent, który nie jest w stanie spełnić naszych oczekiwań ucieka, a ten, który może odpowiedzieć na nasze potrzeby stara się im sprostać.

Stajemy się dla niego wyzwaniem, któremu trzeba stawić czoła. Tym samym dajemy sobie szansę na wynegocjowanie najlepszych warunków umowy, jakie może zaproponować druga strona. Zostawiamy też sobie sporą przestrzeń na ustępstwa negocjacyjne.

Dowiedz się więcej: Perswazja w biznesie – poznaj techniki wywierania wpływu na innych >>

2. Druga strona proponuje pierwsza

Jeśli pozwolimy sprzedawcy, usługodawcy czy klientowi na zaprezentowanie swojej propozycji w pierwszej kolejności uzyskamy wiele cennych informacji.

Dowiemy się, co jest dla drugiej strony najważniejsze (często jest to stawka/cena, ale nie zawsze), poznamy widełki finansowe, a nawet obraną strategię negocjacyjną. Ciekawe jest też to, że możemy zostać pozytywnie zaskoczeni – na przykład, wyjątkowo korzystną propozycją, której się nie spodziewaliśmy.

3. Odrzucamy pierwszą propozycję…

… jakkolwiek dobra by nie była. Przeważnie druga strona może zaoferować nam dużo więcej. Powinniśmy ją do tego zachęcić. Pomocna może okazać się technika „imadła”. Udawajmy zaskoczonych i powiedzmy, że „spodziewaliśmy się czegoś więcej”, choćby nie była to prawda.

Ta prosta technika psychologiczna kieruje negocjacje na nowe tory, w których liczy się przede wszystkim nasz biznes, a nie interes „przeciwnika”.

4. Niepewność

Niezależnie od tego, którą stroną dialogu jesteśmy, powinniśmy grać niepewnych. Nie możemy dać po sobie poznać, że zależy nam na jak najszybszym osiągnięciu porozumienia. Dzięki temu dajemy drugiej stronie możliwość wykazania się i przekonania nas do jeszcze lepszych warunków.

Przykład? Ugoda i odszkodowanie na 50 tysięcy złotych to dla nas satysfakcjonujące rozwiązanie sprawy, ale gramy na zwłokę zaznaczając, że jednak pójdziemy ze sprawą do sądu. Tydzień później otrzymujemy nową propozycję na 60 tysięcy… Choć etyka takiego działania jest wątpliwa, to jest ono niesamowicie skuteczne.

5. Właściwy schemat negocjacji

Dbajmy o porządek rozmów biznesowych. Prowadźmy negocjacje według sprawdzonego schematu. Najprostsze (najbardziej oczywiste) kwestie omawia się na początku, a najtrudniejsze na końcu. Po drodze należy co jakiś czas reasumować to, co już zostało ustalone. Dzięki temu łatwiej jest też podejmować ostateczne decyzje.

Dowiedz się więcej: Najciekawsze szkolenia biznesowe >>

Ponadto:

  • za każde ustępstwo oczekujemy czegoś w zamian,
  • nie stosujemy negocjacji tzw. „krakowskim targiem” – pertraktacji, w których każda ze stron odstąpi od części swoich żądań,
  • koncentrujemy się na wspólnych celach obu stron,
  • wyrażamy warunkowe zgody.

Negocjacje są nieodłącznym elementem każdego biznesu. Wymagają tak przygotowania, jak i etyki oraz odpowiednich technik. Warto nauczyć się je przeprowadzać nie tylko w teorii, ale i praktyce, do której serdecznie zachęcamy.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

 
  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Sylwia Łysak Sylwia Łysak [+ info]

Prywatnie – mama energicznego dwulatka i przyszła żona muzykującego kucharza. Zadeklarowana ateistka o kontrowersyjnych poglądach, wierząca w astrologię i neurolingwistyczne programowanie. Artystyczna dusza uwielbiająca muzykę, poezję, film i design. Zawodowo - copywriter, redaktor internetowy, specjalista SEO i doradca e-marketingowy z pięcioletnim doświadczeniem.

Zobacz również