Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania - jak go dobrze sporządzić?

Wynajmujesz mieszkanie? A może szukasz dla siebie jakiegoś lokum? Pamiętaj, że protokół zdawczo-odbiorczy to jeden z elementów, który chroni Twoje interesy.

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania - jak go dobrze sporządzić?
Protokół zdawczo-odbiorczy chroni interesy obu stron

Zawarcie umowy najmuj pomiędzy najemcą (lokatorem) a wynajmującym zobowiązuje tego pierwszego do oddania mieszkania w stanie nienaruszonym, po zakończeniu umowy. Jak jednak uchronić się od nierzetelnych najemców, którzy tłumaczą każdą szkodę słowami „tak już było”, „nie wiedziałam, że to ważne”, „nawet tego nie zauważyłam”. A co w sytuacji, gdy wynajmujący, podczas zdawania mieszkania (po zakończonej umowie wynajmu) twierdzi, że w mieszkaniu oprócz znanych Ci urządzeń AGD był jeszcze ekspres do kawy i toster,  których Ty przez dwa lata mieszkania w wynajętym lokum nigdy nie widziałeś na oczy?

Powyższe sytuacje, choć może nie są częste, jednak się zdarzają. Narzędziem, umożliwiającym wyeliminowanie nieścisłości do jakich dochodzi podczas zakańczania umowy najmu jest protokół zdawczo-odbiorczy.

Poniżej przedstawiamy w jakich sytuacjach powinien zostać sporządzony i jakie najważniejsze elementy powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania przeznaczonego na wynajem.

Wynajmujący i najemca – definicje

Pierwszą podstawową kwestią przy podpisywaniu umowy najmu lub wynajmu mieszkania jest rozgraniczenie pojęć wynajmujący i najemca, które często niesłusznie stosowane są zamienne, tak jakby określały dokładnie jeden i ten sam podmiot (osobę). Tymczasem sporządzając umowę najmu, warto rozgraniczyć znaczenie każdej z osób (wynajmującego i najemcy).

Najemca – przez najemcę rozumie się lokatora, czyli osobę, która korzysta z danego lokalu (używa mieszkania), na podstawie określonego tytułu prawnego, innego niż prawo własności.

Dowiedz się więcej: Wynajem mieszkania – poradnik dla lokatora >>

Wynajmujący – wynajmujący to inaczej osoba, przekazująca w „ręce” najemcy mieszkanie (lokum, dom, inną nieruchomość), dając mu tym samym prawo korzystania z niego w sposób ściśle określony umową. Wynajmującym najczęściej jest właściciel mieszkania, domu lub innej nieruchomości, ewentualnie osoba przez właściciela upoważniona (np. pośrednik nieruchomości lub ktoś z rodziny itp.)

Dowiedz się więcej: Mieszkanie do wynajęcia – poradnik dla właściciela >>

Najemcę i wynajmującego wiąże tzw. stosunek prawny, będący wynikiem podpisanej umowy wynajmu. Oznacza to, że wynajmujący wynajmuje mieszkanie, natomiast najemca (lokator) najmuje lokal.

Ważne! Umowa wynajmu zgodnie z prawem musi być sporządzona pisemnie, nie dopuszcza się zawarcia umowy wynajmu ustnie.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który powinien być załącznikiem każdej podpisywanej umowy najmu. Jego sporządzenie ma na celu zabezpieczenie interesów – zarówno najemcy, jak i wynajmującego. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zostać spisany w dniu oddawania mieszkania do użytku osobie je najmującej, a następnie zweryfikowany w dniu zdania przez najemcę kluczy do wynajmowanego lokum (czyli z reguły w ostatnim dniu trwania umowy wynajmu mieszkania).

Każdy protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać:

  • Szczegółowy opis mieszkania,
  • Wszystkie elementy ruchome (elementy wyposażania) przekazywane w ramach umowy wynajmu osobie najmującej,
  • Stan liczników (wody, prądu i gazu), a także informację o ewentualnych mediach dostępnych w mieszkaniu.

Ważne! Im bardziej szczegółowy opis mieszkania i pozostawionego do użytku najmującego wyposażenia, tym mniejsza szansa na nieścisłości i spory związane z jego stanem technicznym. W przypadku wystąpienia problemów, zarówno wynajmujący jak i lokator mają prawo powołać się na spisany dokument będący załącznikiem umowy.

Protokół zdawczo-odbiorczy zalety

Jedną z głównych i niezaprzeczalnych zalet sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego jest fakt, że stanowi on zabezpieczenie interesów wynajmującego oraz najemcy.

Wynajmujący nie naraża się na problemy związane z nieodpowiednim stanem mieszkania i jego wyposażenia ruchomego, natomiast najmujący ma dowód, jakie dokładnie elementy znajdowały się w mieszkaniu w dniu jego przekazania wraz ze stanem mieszkania oraz jakie wartości wskazywały stany liczników (gaz, prąd, woda) – ma to ogromne znaczenie podczas rozliczania kosztów związanych z korzystaniem z mediów.

Dowiedz się więcej: Zniszczone wynajmowane mieszkanie: konsekwencje dla lokatora >>

W jaki sposób spisać protokół zdawczo-odbiorczy

Dokładna forma oraz treść protokołu zdawczo-odbiorczego nie została formalnie określona żadnymi przepisami. W związku z tym, podczas wynajmowania mieszkania mogą pojawić się pewne wątpliwości, jak prawidłowo stworzyć taki protokół.

Aby dokument spełniał swoje główne zadanie w postaci zabezpieczenia wynajmującego oraz najemcy, powinny zostać w nim zawarte poniższe informacje:

1. Opis:

  • daty i miejsca sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego,
  • stron umowy najmu (szczegółowe dane wynajmującego oraz najemcy: imię, nazwisko, adres zameldowania, pesel, numer dowodu osobistego).

2. Informacja dotycząca umowy, której sporządzany przez nas protokół zdawczo-odbiorczy jest załącznikiem (adnotacja : „protokół zdawczo-odbiorczy stanowi załącznik umowy najmu oraz stanowi jej integralną część” ).

3. Szczegółowy opis:

  • stanu technicznego wszystkich pomieszczeń znajdujących się w mieszkaniu (zarówno pokoi, jak i łazienki, kuchni, przedpokoju, ale także piwnicy lub balkonu jeżeli przynależą do mieszkania) – każde pomieszczenie powinno zostać opisane oddzielnie,
  • wyposażenia mieszkania, czyli wszelkich elementów ruchomych przekazywanych najemcy wraz z najmowanym lokum (np. lodówka, pralka, telewizor, radio, toster, ekspres do kawy, suszarka do włosów, odkurzacz, domofon i inne) – rodzaj wyposażenia może zostać sporządzony w postaci listy, należy pamiętać że powinien zawierać wyszczególnienie wszystkich elementów, czyli zamiast informacji kino domowe, lepiej zapisać osobno: odtwarzacz DVD, głośniki, wzmacniacze itp.

4. Opis instalacji technicznych.

5. Opis stanu i stopnia zużycia mebli (w protokole zawieramy informację, czy dane elementy wyposażenia, np. sprzęt RTV lub AGD jest sprawny, kiedy został kupiony, jakie są ewentualne szkody, wady, ubytki, stopień zużycia).

Ważne! Jednym z elementów protokołu zdawczo-odbiorczego może być dokumentacja zdjęciowa, dzięki której mamy możliwość zobrazowania stanu przekazywanych najemcy (lub otrzymywanych od wynajmującego) przedmiotów oraz całego mieszkania. Jeżeli zdecydujemy się na takie rozwiązanie, protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać informację o dołączonej do umowy dokumentacji zdjęciowej.

Protokół zdawczo-odbiorczy oczami najmującego

Sporządzanie protokołu zdawczo-odbiorczego leży w gestii wynajmującego. Mimo, że to wynajmujący zajmuje się stroną formalną dokumentu, najemca zanim złoży podpis na umowie najmu oraz załączonym dokumencie, powinien bardzo dokładnie zapoznać się z jego treścią.

Dla najmującego niezwykle ważne jest przede wszystkim, czy wszystkie elementy wyszczególnione w protokole zdawczo-odbiorczym znajdują się na wyposażeniu wynajmowanego mieszkania, a także czy ich stan faktyczny odpowiada temu zapisanemu w dokumencie. Jeżeli według nas stan mieszkania budzi zastrzeżenia, mamy prawo zgłosić nasze obiekcje wynajmującemu i prosić o zmianę określonych zapisów w protokole zdawczo-odbiorczym.

Pamiętaj! Podpisanie dokumentu, w którym zapisy są niezgodne ze stanem faktycznym działa na Twoją niekorzyść! Mimo iż przesympatyczny wynajmujący twierdzi, że te różnice są nieważne i nie wpłyną w żaden sposób na konieczność poniesienia przez nas kosztów (związanych np. z naprawą za dwa lata, podczas rozwiązania umowy najmu), jego podejście i stosunek do nas może się diametralnie zmienić. Tym samym złożenie podpisu na protokole przedstawiającym sfałszowane informacje może sprowadzić na nas niemałe problemy finansowe za kilka lat.

Dowiedz się więcej: Umowa najmu okazjonalnego – co powinna zawierać? >>

Protokół zdawczo-odbiorczy, a dzień oddania mieszkania właścicielowi

Z reguły w ostatnich dniach obowiązywania umowy wynajmujący spotka się z najemcą (lokatorem) na rozliczenie, czyli zdanie mieszkania wraz z kluczami i zwrot ewentualnej kaucji. Wynajmujący, na podstawie sporządzanego w dniu podpisania umowy najmu protokołu zdawczo-odbiorczego, analizuje stan mieszkania (wraz z jego zawartością) oraz spisuje stany liczników porównując je ze stanami zapisanymi w protokole, w celu rozliczenia zużycia.

Jeżeli stan mieszkania nie budzi zastrzeżeń wynajmującego i jest zbliżony do tego udokumentowanego protokołem oraz np. stworzoną dokumentacją zdjęciową, następuje rozliczenie i zwrot kaucji najemcy. Jeżeli jednak na skutek korzystania przez lokatora z mieszkania pojawiły się jakieś szkody i zniszczenia, wynajmujący dokonuje adnotacji w protokole, która będzie podstawą do naliczenia ewentualnych kosztów i potrącenia części wartości wpłaconej kaucji.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Malwina Tomżyńska Malwina Tomżyńska [+ info]

Z wykształcenia ekonomista, od 2011 roku związana z bankowością. Pisze z zamiłowania. W wolnych chwilach spełnia się pedagogicznie przekazując swoją wiedzę przyszłym rachunkowcom. Prywatnie szczęśliwa mama, zgłębiająca tajniki budowy domu systemem gospodarczym i właścicielka rudego kota Władysława. Miłośniczka skandynawskich kryminałów, niemieckich samochodów, aktywnego wypoczynku i dobrego jedzenia.

Zobacz również