Miękka windykacja - na czym polega, kiedy jest stosowana?

Prowadzisz firmę i każdego dnia borykasz się z problemem nieterminowego spłacania należności przez twoich kontrahentów? Miękka windykacja to rozwiązanie idealne dla Ciebie. Sprawdź na czym polega, kto może ją stosować i jakie korzyści może przynieść  stosowanie miękkiej windykacji w Twojej firmie.

 
Miękka windykacja - na czym polega, kiedy jest stosowana?
Miękka windykacja alternatywą dla profesjonalnych usług windykacyjnych? / źródło zdjęcia: Depositphotos / peus

Każdy przedsiębiorca wcześniej lub później ma do czynienia z nierzetelnym kontrahentem, który w nieskończoność przeciąga regulowanie należności, nie odbiera telefonów, udaje że nas nie zna i najzwyczajniej w świecie przechodzi na nasz widok na druga stronę ulicy. Problem z regulowaniem zadłużenia występuje praktycznie w każdej firmie bez względu na branżę i segment rynku.

Przedsiębiorca ma do wyboru zatrudnienie profesjonalnej firmy windykacyjnej lub spróbowanie odzyskania należności na własną rękę. Przeczytaj czym jest miękka windykacja, kto może z niej skorzystać i jaką ma przewagę nad standardową procedurą windykacyjną prowadzoną przez specjalistyczne firmy i kancelarie.

Czym jest miękka windykacja?

Miękka windykacja polega na podejmowaniu określonego rodzaju działań (spokojnych, nienachalnych, „grzecznych”) mających na celu spłatę zadłużenia lub ustalenie warunków spłaty, akceptowanych przez obie zainteresowane strony (wierzyciela i dłużnika) oraz  dojście do porozumienia w kwestii istniejącej zaległości.

Miękka windykacja polega przede wszystkim na:

  • przypominaniu o upływającym terminie płatności,
  • monitorowanie terminowości dokonywanych wpłat,
  • nawoływaniu do spłaty powstałego zadłużenia,
  • przesyłaniu dłużnikowi pism z informacją o zadłużeniu, jego aktualnym stanie i możliwych formach spłaty,
  • wysyłanie do klienta SMS-ów przypominających o zbliżającym się terminie spłaty,
  • telefonicznych ponagleniach odnośnie spłaty zadłużenia,
  • przekazywaniu informacji o istnieniu długu do określonych rejestrów dłużników.

Miękka windykacja a rejestry dłużników

Jednym z narzędzi stosowanym przy windykacji miękkiej, jest zgłaszanie przez wierzyciela dłużnika do rejestrów dłużników. W Polsce aktualnie funkcjonują cztery rejestry dłużników prowadzone przez Biura Informacji Gospodarczej:

Możliwość zgłoszenia dłużnika do rejestru w ramach miękkiej windykacji warunkowane jest kilkoma czynnikami, w postaci minimalnej kwoty, okresu przeterminowania długu oraz dodatkowych czynników.

W przypadku dłużnika będącego konsumentem:

  • wysokość zadłużenia – minimum 200 zł,
  • okres przeterminowania – co najmniej 60 dni od terminu płatności,
  • dodatkowe kryterium – aby dokonać wpisu do rejestru musi upłynąć co najmniej 30 dni od wezwania do zapłaty przesłanego dłużnikowi. Wezwanie musi zawierać adnotację o zamiarze zgłoszenia dłużnika do rejestru.

Dowiedz się więcej: Otrzymałem przedsądowe wezwanie do zapłaty. Co robić? >>

W przypadku dłużnika będącego firmą:

  • wysokość zadłużenia – minimum 500 zł,
  • okres przeterminowania – minimum 60 dni od terminu płatności,
  • dodatkowe kryterium – żeby dokonać wpisu do rejestru musi upłynąć co najmniej 30 dni od wezwania do zapłaty przesłanego dłużnikowi. Wezwanie musi zawierać adnotację o zamiarze zgłoszenia dłużnika do rejestru.

Czy wpis do rejestru dłużników znika?

Tak, ale dopiero po upływie określonego czasu, który z reguły wnosi 10 lat. Dokładnie tyle czasu mogą być przechowywane wszystkie wpisy do rejestru.

Jeżeli dłużnik ureguluje zobowiązanie, z tytułu którego nastąpiło zgłoszenie do rejestru dłużników, wierzyciel jest zobowiązany przekazać taką informację niezwłocznie po spłacie zadłużenia, co zostanie odnotowane w rejestrze.

W czym tkwi skuteczność miękkiej windykacji?

Nie da się ukryć, że miękka windykacja w wielu przypadkach przynosi pozytywne skutki. Za jej efektywność odpowiadają dwie cechy charakterystyczne tego rodzaju działań.

Przede wszystkim wiele zadłużeń wynika z tzw. „gapiostwa” dłużników, nawału spraw, zapominalstwa, zawodzenia systemu informatycznego odpowiadającego za automatyczną spłatę. Działania podejmowane w ramach miękkiej windykacji (np. automatyczne przypomnienia o spłacie za pośrednictwem SMS) ma na celu wyeliminowanie tego czynnika.

Drugim czynnikiem, mającym wpływ na efektywność miękkiej windykacji, jest możliwość zgłoszenia dłużnika do rejestru. Upublicznienie informacji o długu stanowi dla dłużnika realne zagrożenie jego przyszłych działań. Z rejestrów dłużników korzysta wiele instytucji, przede wszystkim banki, które sprawdzają każdego kredytobiorcę w trakcie podejmowania decyzji kredytowej.

Ten czynnik jest skuteczny zwłaszcza w przypadku firm, w przypadku których strach przed utratą płynności (spowodowaną odmową udzielenia kredytu w banku) może skutecznie zmobilizować do uregulowania zaległych zobowiązań.

Dowiedz się więcej: Jak sprawdzić raport o sobie w BIK >>

Miękka windykacja krok po kroku

1. Zachowaj spokój

Miękka windykacja charakteryzuje się spokojnym podejściem do dłużnika. Nie groź, nie szantażuj, nie wyzywaj! Jeżeli kontrahent ma wobec Ciebie dług lub wiesz, że zawsze spóźnia się z regulowaniem należności, przypomnij mu o obowiązku zapłaty w łagodny sposób.

Takie podejście przyniesie skutek przede wszystkim w przypadku dłużników, którzy zalegają w spłacie ze względu na tzw. brak dyscypliny płatniczej.

2. Zbierz informacje

Konieczność posegregowania dłużników pojawia się w sytuacji, gdy jest ich co najmniej kilku. O ile w przypadku jednego lub dwóch nierzetelnych kontrahentów bez problemu pamiętamy o terminie płatności, o tyle w przypadku pięciu regularnie zalegających ze spłatami partnerów, łatwo można się pogubić.

Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest stworzenie spisu dłużników, w którym na bieżąco aktualizujemy potrzebne nam informacje (nazwy firm, nazwiska reprezentantów lub osób odpowiedzialnych za regulowanie należności, adresy, telefony, stan zadłużenia, terminy płatności).

3. Stwórz plan działania

Zaplanuj jakie metody działania wykorzystasz w przypadku prowadzonej windykacji, rozpisz terminy płatności i okres zaległości w przypadku przeterminowanych długów.

Poszukaj także odpowiedniego kalendarza elektronicznego na swój telefon i program obsługujący automatyczną wysyłkę SMS, który będzie pomocy w generowaniu comiesięcznych przypomnień o upływającym terminie płatności.

4. Napisz do dłużnika list

Jeżeli pośród twoich dłużników znajduje się taki, który od dawna zalega z płatnością i nie działają na niego przypomnienia SMS, napisz list. List jest jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w ramach prowadzonej miękkiej windykacji.

Poinformuj w nim dłużnika o zadłużeniu, okresie przeterminowania, możliwych formach i terminach uregulowania zobowiązania oraz planowanym zgłoszeniu do rejestru dłużników.

Powyższe metody nie skutkują – co dalej?

Jeżeli powyższe metody zawodzą, a Ty nie czujesz się na siłach, by prowadzić dalsze działania windykacyjne, poproś o pomoc – w takiej sytuacji, dobrym rozwiązaniem może okazać się zatrudnienie miłego ale stanowczego prawnika, który będzie monitorował spłatę zadłużenia oraz poprowadzi ewentualne negocjacje z dłużnikiem za nas.

Osoba spokojna, zrównoważona, opanowana, a przede wszystkim niezwiązana bezpośrednio z sytuacją, przez co odporna na manipulacje, może pomóc w odzyskiwaniu naszych należności.

Jeżeli jednak nie jesteśmy w stanie (np. ze względów finansowych) lub po prostu nie chcemy zatrudniać prawnika, warto zastanowić się czy w naszej firmie nie zatrudniamy osoby, której cechy charakteru odpowiadają powyższym.

Dowiedz się więcej: Windykacja zagraniczna długu – jak działa? >>

Miękka windykacja – najważniejsze zasady

  1. Miękką windykację należności zacznij od zapoznania się z przepisami – kruczkami oraz możliwościami jakie daje Ci prawo.
  2. Pamiętaj, że procedurę dochodzenia należności możesz przedstawić kontrahentowi już na etapie zawierania z nim umowy.
  3. Nie pytaj dłużnika, czy zwróci dług (to oczywiste, obliguje go do tego prawo). Spytaj kiedy ureguluje swoją należność.
  4. Podczas rozmowy telefonicznej proś o pisemne potwierdzenie deklaracji dłużnika odnośnie wpłat, żądaj podpisów pod ustaleniami i zaakceptowanymi przez dłużnika warunkami spłaty długu.
  5. Nie nastawiaj się, że dłużnik spłaci całość zadłużenie od razu. Przygotuj sobie akceptowany plan spłat, obejmujący terminy oraz pożądaną wysokość rat.
  6. Jeżeli Twoje działania nie przynoszą skutków, nie odpuszczaj! Skieruj sprawę do firmy windykacyjnej lub wejdź z dłużnikiem na drogę sądową. Pamiętaj, to Twoje pieniądze i masz pełne prawo dochodzić ich spłaty.

Dowiedz się więcej: Jak przebiega windykacja długu? >>

Analizując zalety miękkiej windykacji w praktyce można powiedzieć, że ma ona stosunkowo wysoki poziom skuteczności. Zestawiając go z niskimi kosztami (wierzyciel może sam windykować swoich dłużników) oraz niewielkim nakładem pracy (wykorzystanie programu do generowania comiesięcznych przypomnień SMS klientom), miękka windykacja może okazać się bardzo korzystnym rozwiązaniem, przynoszącym wymierne korzyści w postaci zwiększenie poziomu regulowania należności w każdej firmie.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

 
  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Malwina Tomżyńska Malwina Tomżyńska [+ info]

Z wykształcenia ekonomista, od 2011 roku związana z bankowością. Pisze z zamiłowania. W wolnych chwilach spełnia się pedagogicznie przekazując swoją wiedzę przyszłym rachunkowcom. Prywatnie szczęśliwa mama, zgłębiająca tajniki budowy domu systemem gospodarczym i właścicielka rudego kota Władysława. Miłośniczka skandynawskich kryminałów, niemieckich samochodów, aktywnego wypoczynku i dobrego jedzenia.

Zobacz również