Księgowość online - czy to dobry pomysł dla firmy?

Planujesz założyć firmę i chcesz obniżyć koszty księgowości? Być może dobrym rozwiązaniem będzie dla Ciebie księgowość online – sprawdź, na czym ona polega!

 
Księgowość online - czy to dobry pomysł dla firmy?
Księgowość online to narzędzie do rozliczania firmy przez Internet / źródło zdjęcia: Getty Images / BartekSzewczyk

Księgowość online to nowoczesny sposób prowadzenia rozliczeń przedsiębiorstwa za pomocą specjalnych aplikacji internetowych. To rozwiązanie staje się coraz popularniejsze, ponieważ pozwala przedsiębiorcom samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy bez konieczności zatrudniania specjalistów, a przy tym jest dużo tańsze od tradycyjnych usług biur rachunkowych.

Poniżej wyjaśniamy, na czym dokładnie polega księgowość online i jakie oferuje możliwości, a także dla których firm jest to dobre rozwiązanie.

Rozliczaj firmę samodzielnie przez Internet

Ewidencjonowanie operacji gospodarczych oraz rozliczanie się z fiskusem to obowiązek każdego przedsiębiorstwa, który należy wypełniać od początku prowadzenia działalności. Decyzję o sposobie prowadzenia księgowości należy więc podjąć na samym początku, jeszcze na etapie zakładania firmy. Duże firmy do prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych najczęściej zatrudniają specjalistów i tworzą dla nich odrębny dział księgowości. Średnie i małe firmy decydują się natomiast na jeden z trzech wariantów:

  • zatrudnienie księgowego,
  • korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego,
  • samodzielne prowadzenie księgowości.

Księgowość online to dość nowe rozwiązanie, które pojawiło się zaledwie kilka lat temu. Jest ono skierowane do przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić swoją księgowość samodzielnie, czyli bez konieczności tworzenia działu księgowego lub zlecania tej czynności na zewnątrz.

Jest to też aktualnie jeden z najtańszych sposobów prowadzenia księgowości, co ma szczególne znaczenie na początku działalności.

Na czym dokładnie polega księgowość online?

Jak sama nazwa wskazuje, księgowość online jest to prowadzenie księgowości z użyciem narzędzi internetowych, a konkretnie specjalnych aplikacji pozwalających dokonywać kompleksowo rozliczeń księgowo-podatkowych przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorca otrzymuje dostęp online do aplikacji i po zalogowaniu się do niej może samodzielnie dokonywać za jej pośrednictwem różnych operacji księgowych, a także rozliczeń z urzędem skarbowym, czy ZUS. Zakres wykonywanych rozliczeń online zależy od możliwości aplikacji, potrzeb przedsiębiorcy oraz wykupionego pakietu.

Z założenia księgowość online ma służyć do samodzielnego rozliczania i znacznie ten proces ułatwić poprzez:

  • brak konieczności instalowania specjalistycznego oprogramowania na komputerze firmowym,
  • prostotę obsługi niewymagającej specjalistycznej wiedzy z dziedziny księgowości,
  • możliwość prowadzenia księgowości z każdego miejsca (wystarczy komputer z dostępem do Internetu),
  • duży zakres funkcjonalności oraz elastyczność w ich dopasowaniu do potrzeb firmy.

Księgowość online to rozwiązanie dla przedsiębiorców chcących samodzielnie rozliczać finanse firmy

źródło zdjęcia: Getty Images / Ridofranz

Jakie firmy mogą skorzystać z księgowości online?

Większość tego typu rozwiązań skierowana jest głównie do przedsiębiorców stosujących tzw. księgowość uproszczoną, czyli rozliczających się np. za pomocą księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Ostatnio jednak pojawia się coraz więcej programów online do pełnej księgowości, co oznacza, że księgowość internetowa jest dostępna także dla firm w formie spółek kapitałowych.

Warto przypomnieć, że pełna księgowość jest obowiązkowa m.in. dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowych, ale także dla wszystkich tych firm, których roczne przychody przekraczają kwotę 2 mln euro.

Dowiedz się więcej: Rodzaje przedsiębiorstw w Polsce

Jakie możliwości oferuje księgowość internetowa?

Księgowość online oferowana jest już przez wiele firm, a proponowane przez nie poszczególne platformy do rozliczania firmy przez Internet różnią się zakresem funkcjonalności.

Dostęp do wszystkich platform jest online i nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania na komputerze. W wielu przypadkach z platformy do księgowości można korzystać także na tablecie, a nawet smartfonie.

Do podstawowych funkcji programów do księgowości online należą:

  • wystawianie faktur,
  • ewidencja przychodów i wydatków,
  • automatyczne generowanie e-deklaracji do urzędu skarbowego, w tym deklaracji JPK_VAT i ich przesyłanie online do odpowiednich urzędów.

Poszczególne platformy proponują zwykle szereg dodatkowych funkcji takich jak:

  • ewidencja środków trwałych i rozliczanie amortyzacji,
  • rozliczanie ZUS online,
  • generowanie KP i KW oraz raportów kasowych,
  • możliwość automatycznego wprowadzania faktur do systemu za pomocą skanera (nie trzeba ręcznie prowadzać danych),
  • zarządzanie sprzedażą – bazy kontrahentów i kontaktów, moduł do prowadzenia magazynu itp.; wiele platform zapewnia integrację z popularnymi systemami do prowadzenia sklepów online lub Allegro,
  • możliwość generowania listy płac, czy prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników,
  • generowanie raportów np. na temat należności, przychodów, kosztów itp.,
  • wsparcie specjalistów z biura rachunkowego np. w formie porad księgowych online lub zdalnego sprawdzania poprawności dokonanych przez przedsiębiorcę rozliczeń.

Konkurencja na rynku usług księgowości internetowej rośnie, dlatego widoczny jest zarówno systematyczny wzrost liczby platform do rozliczania online, jak również wzrost zakresu ich funkcjonalności.

Księgowość online można prowadzić także na tablecie i smartfonie

źródło zdjęcia: Getty Images / champja

Jak zacząć korzystać z księgowości online i ile to kosztuje?

Przedsiębiorca chcący prowadzić księgowość online, najpierw musi dokonać wyboru odpowiedniej platformy. Warto na to poświęcić sporo czasu, ponieważ każda z nich oferuje zupełnie inny zakres usług. Niestety tylko wybrane rozwiązania umożliwiają prowadzenie przez Internet pełnej księgowości – większość platform skierowana jest do firm stosujących KPiR.

Korzystanie z księgowości online jest odpłatne – zwykle opłaty mają formę miesięcznego abonamentu. Niektóre platformy proponują pakiety usług i ich cena dostosowana jest do zakresu funkcji, z jakich się będzie korzystać.

  • Najtańsze są najprostsze rozwiązania oferujące wyłącznie ewidencję przychodów i rozchodów oraz generowanie deklaracji podatkowych – za taką księgowość przez Internet zapłacimy od 5 do 30 zł miesięcznie,
  • Najdroższe są moduły przeznaczone do pełnej księgowości – korzystanie z nich kosztuje około 100 zł za miesiąc.

Warto dodać, że większość platform oferujących księgowość online można wypróbować całkowicie za darmo, zwykle przez 30 dni.

A jak zacząć prowadzenie księgowości elektronicznej? Wystarczy dokonać rejestracji na wybranej stronie internetowej oferującej księgowość online i… zacząć działać. Wcześniej warto oczywiście zapoznać się z instrukcjami użytkowania aplikacji, jakie zwykle znajdują się na stronie dostawcy usługi.

Czy prowadzenie księgowości online jest bezpieczne?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy przekazywanie przez Internet ważnych informacji finansowych firmy jest bezpieczne. Obawy dotyczą nie tylko ryzyka przechwycenia tych danych przez osoby niepowołane, ale także ryzyka ich utraty w wyniku ataku hakerskiego lub zwykłej awarii serwerów, na których są przechowywane.

Rzeczywiście, obawy takie są jak najbardziej uzasadnione, dlatego warto wybrać takiego dostawcę rozwiązania, który szczegółowo prezentuje sposób zabezpieczenia danych i wykorzystuje do tego najnowsze technologie.

Przede wszystkim dane przesyłane w ramach księgowości internetowej powinny być szyfrowane z użyciem protokołu SSL z kluczem szyfrującym – najlepiej takim, jaki stosują banki. Dostawca usług powinien także zapewniać bezpieczeństwo danych poprzez stosowanie zabezpieczeń firewall oraz tworzenie kopii zapasowych.

Wybierając platformę do rozliczania swojej firmy, warto także zwrócić uwagę na oferowane wsparcie techniczne – dobrze wiedzieć, że dostawca usług nie zostawi nas na lodzie np. gdy platforma przestanie działać akurat 25. dnia miesiąca, gdy jest to ostateczny termin złożenia deklaracji VAT.

Dowiedz się więcej: Bezpieczne konto bankowe – w jaki sposób bank chroni Twoje pieniądze?

Platforma do księgowości online powinna zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa i ochrony danych

źródło zdjęcia: Getty Images / Jirsak

Biuro rachunkowe online – opcja pośrednia

Pomimo wielu zalet rozliczania firmy z wykorzystaniem nowoczesnych platform do księgowości online wielu przedsiębiorców nie czuje się na siłach, by robić to samodzielnie. Obawiając się pomyłki w rozliczeniach podatkowych i potem przykrych konsekwencji ze strony urzędów, wolą powierzyć zadanie rozliczania firmy specjalistom.

Warto tutaj wiedzieć, że biura rachunkowe coraz częściej oferują swoje usługi online. Zamiast przywozić co miesiąc dokumenty do biura, przedsiębiorca może je przesłać za pośrednictwem platformy online. Na ich podstawie biuro dokonuje odpowiedniej ewidencji w księgach rachunkowych oraz rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS.

Usługa taka jest więc wariantem pośrednim, który łączy w sobie wygodę księgowości online z tradycyjnymi usługami biur rachunkowych.

Dla jakich firm księgowość online to dobre rozwiązanie?

Teoretycznie księgowość online jest dostępna dla wszystkich, jednak należy pamiętać, że jest to usługa skierowana do przedsiębiorców chcących rozliczać się samodzielnie – bez kupowania specjalnego oprogramowania, zatrudniania specjalistów, czy korzystania z usług biura rachunkowego.

Z rozwiązania korzystają więc głównie małe firmy, często jednoosobowe lub zatrudniające niewielką liczbę pracowników, ponieważ w ich przypadku księgowość jest dość prosta i nie wymaga zaawansowanej wiedzy, czy poświęcania dużej ilości czasu na rozliczenia. Szczególnym powodzeniem księgowość internetowa cieszy się wśród osób prowadzących działalność przez Internet, czyli programistów, grafików, projektantów stron internetowych, marketingowców, tłumaczy, czy właścicieli sklepów online.

Największymi zaletami księgowości online są:

  • prostota obsługi,
  • dostępność z każdego miejsca na Ziemi, gdzie działa Internet,
  • niski koszt.

Ta ostatnia zaleta ma największe znaczenie. Jeśli biuro rachunkowe pobiera średnio od 150 zł do 300 zł miesięcznie za podstawowe rozliczenia KPiR, to samodzielne rozliczanie swojej firmy za pomocą księgowości online, które kosztuje od 10 do 30 zł, wydaje się bardzo korzystnym rozwiązaniem. Księgowość internetowa może być więc dobrym sposobem na optymalizację kosztów, co jest szczególnie ważne na początku działalności.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

 
  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Katarzyna Zet Katarzyna Zet [+ info]

Ekonomistka z wykształcenia, która na co dzień także zawodowo związana jest z branżą finansową. Od kilku lat zajmuje się także pisaniem poradników i artykułów przybliżających ludziom skomplikowany świat finansów m.in. w serwisie Pozyczasz.pl. W wolnych chwilach uwielbia jeździć na rowerze i słuchać audiobooków. Jej największą pasją są jednak podróże, z których zawsze przywozi mnóstwo pięknych wspomnień i zdjęć.

Zobacz również