Jak poprawnie napisać upoważnienie?

Dowiedz się, jak napisać upoważnienie, jakie informacje musi ono zawierać oraz czy trzeba umieścić w nim pieczątkę firmy.

Jak poprawnie napisać upoważnienie?

Upoważnienie jest konieczne, gdy inna osoba ma wykonać w naszym imieniu określone czynności. Często tego rodzaju dokumenty wykorzystywane są do odbioru gotowych zaświadczeń i świadectw, czy załatwienia określonych formalności, np. w urzędzie komunikacyjnym, urzędzie miasta, a nawet dziekanacie.

Upoważnienie czy pełnomocnictwo?

W języku potocznym, osoba upoważniona oznacza dokładnie to samo, co pełnomocnik. Kiedy jednak trzeba sporządzić dokument upoważniający drugą osobę do załatwienia określonej sprawy, wówczas nazewnictwo ma duże znaczenie, a upoważnienie wyraźnie odróżnia się od pełnomocnictwa.

Upoważnienie wyraża wolę podpisującego taki dokument, by inna osoba dokonała w jego imieniu i na jego rzecz (lub rzecz wskazanego podmiotu) określone czynności. Niekiedy upoważnienie mylone jest z pełnomocnictwem. Jak odróżnić te dwa dokumenty?

  • Na podstawie upoważnienia osoba wskazana może dokonać określonych czynności, np. pośredniczyć w kontakcie z urzędem i dostarczać do niego, bądź odbierać dokumenty.
  • Na podstawie pełnomocnictwa natomiast, wskazana osoba może wyrażać wolę w naszym imieniu, czyli np. zawrzeć umowę z określoną firmą.

Jak napisać upoważnienie?

Każde upoważnienie można napisać samodzielnie, jednak trzeba pamiętać, by zawrzeć w nim kilka podstawowych elementów.

Jakie informacje muszą znaleźć się w upoważnieniu?

Aby upoważnienie spełniało swoją funkcję, należy w nim zawrzeć następujące dane:

  1. dane upoważniającego – imię, nazwisko, adres, adres do korespondencji (jeśli jest inny),
  2. miejscowość i datę wystawienia dokumentu,
  3. nazwę dokumentu – Upoważnienie,
  4. oświadczenie woli, w którym należy wskazać:
    – imię, nazwisko, numer PESEL lub numer dowodu osobistego osoby upoważniającej
    – imię, nazwisko, numer PESEL lub numer dowodu osobistego osoby upoważnionej
  5. wskazanie celu upoważnienia (do czego, ewentualnie w jakiej instytucji upoważnia się osobę wskazaną w dokumencie),
  6. czytelny podpis osoby upoważniającej.

Upoważnienie – na co zwrócić uwagę?

Pisząc upoważnienie, warto zwrócić szczególną uwagę na zakres czynności, do których upoważnia się inną osobę.

  • Jeśli będzie on zbyt szeroki, może doprowadzić do podjęcia przez tę osobę innych, dodatkowych czynności. Ewentualne konsekwencje tych działań będzie ponosić osoba upoważniająca.
  • Z kolei, zbyt wąskie uprawnienia osoby upoważnionej mogą uniemożliwić osobie upoważnionej wypełnienie zadania.

Inne elementy upoważnienia

Oprócz elementów upoważnienia wymienionych wyżej, upoważnienie może zawierać inne, istotne informacje, np. taką, czy jest to upoważnienie jednorazowe czy stałe.

Uniwersalny wzór upoważnienia

Poniżej przedstawiamy dwa wzory upoważnień: 1) wystawianego przez osobę prywatną oraz 2) przez firmę.

1. Upoważnienie wystawione przez osobę prywatną – wzór

PobierzUpoważnienie – wzór w formacie PDF >>

Upoważnienie

………………………………………………………..                                                                         ………………………….

Imię, nazwisko osoby wystawiającej                                                                                     Miejscowość, data

…………………….

Adres

Ja, niżej podpisana/y ………………., legitymująca/y się dowodem osobistym seria ……………, numer ………….., wydanym przez Prezydenta Miasta …………….., upoważniam Panią/Pana, legitymującego się dowodem osobistym seria ……………, numer ………….., wydanym przez Burmistrza Miasta i Gminy …………….. do ……………..

Upoważnienie to ma charakter jednorazowy/stały*

                                                                                                                                       …………………………………………………………….

Czytelny podpis osoby udzielającej upoważnienia

*niepotrzebne skreślić

2. Upoważnienie wystawione przez firmę – wzór

PobierzUpoważnienie firmowe – wzór w formacie PDF >>

Upoważnienie

………………………………………………………..                                                                         ………………………….

Nazwa firmy                                                                                                                                     Miejscowość, data

Ja, niżej podpisana/y ………………., reprezentujący firmę ………………., legitymująca/y się dowodem osobistym seria ……………, numer ………….., wydanym przez ……………………………, dnia ……………, PESEL ………………………,

upoważniam Panią/Pana, legitymującego się dowodem osobistym seria ……………, numer …………..,, wydanym przez ……………………………, PESEL ………………………, do ……………..

Upoważnienie to ma charakter jednorazowy/stały*

                                                                                                                                       …………………………………………………………….

Czytelny podpis osoby udzielającej upoważnienia

*niepotrzebne skreślić

W przypadku upoważnienia wystawianego przez przedsiębiorstwo niekiedy pojawiają się wątpliwości, co do zamieszczania na nim pieczątki firmowej (w Polsce nie ma obowiązku posługiwania się pieczątką, jednak dotąd wiele instytucji prosi o opatrywanie nią rozmaitych dokumentów). Jak rozwiązać ten problem – podpowiadamy poniżej.

Gotowe wzory upoważnień

Osoby, które nie chcą samodzielnie pisać upoważnienia mogą korzystać z gotowych formularzy, udostępnianych przez większość urzędów i instytucji. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów często stosowanych wzorców.

Upoważnienie do obioru dokumentów

Upoważnienie do odbioru dokumentów stosowane jest wówczas, gdy organy, które wystawiły określone zaświadczenie / potwierdzenie / świadectwo / dowód wymagają, by odebrał je osobiście adresat (wnioskodawca, właściciel, etc.).

PobierzUpoważnienie do obioru dokumentów – wzór w formacie PDF >>

Upoważnienie do odbioru dowodu rejestracyjnego

Dowód rejestracyjny to jeden z dokumentów, który odebrać może wyłącznie właściciel pojazdu lub osoba przez niego upoważniona. Jeśli właścicieli pojazdu jest więcej niż jeden, wówczas również konieczne jest upoważnienie od pozostałych współwłaścicieli.

Trzeba pamiętać, że odbiór dowodu rejestracyjnego przez osobę upoważnioną wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł, chyba, że osoba ta jest małżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem (stąd nasz wzór upoważnienia do odbioru dowodu rejestracyjnego zawiera rubrykę pn.: stopień pokrewieństwa).

PobierzUpoważnienie do obioru dowodu rejestracyjnego- wzór w formacie PDF >>

Upoważnienie do rejestracji pojazdu

Zawiera podobne elementy jak upoważnienie do odbioru dowodu rejestracyjnego. Również w tym przypadku obowiązują przepisy o opłacie skarbowej.

PobierzUpoważnienie do rejestracji pojazdu – wzór w formacie PDF >>

Inne przykłady upoważnień

Przykłady upoważnień wymienione wcześniej należą do tych, które najczęściej jesteśmy zmuszeni wystawiać. Poza tym, istnieje mnóstwo upoważnień, które nas dotyczą, lecz nie my jesteśmy wystawcą lub też wystawiamy je na miejscu, w określonej instytucji przez złożenie podpisu. Należą do nich:

  • upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej oraz informowanie o stanie zdrowia pacjenta (wystawiane w placówkach ochrony zdrowia),
  • upoważnienie do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem (stosowane praktycznie w każdym sekretariacie),
  • upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (okazywane przez pracowników urzędu skarbowego, ZUS, PIP itp.),

Czy na upoważnieniu musi być pieczątka firmy?

Wracając do wcześniej poruszanego problemu pieczątki firmowej zamieszczanej na upoważnieniu, zauważmy,  że nie zawsze przedsiębiorcy posiadają pieczęć. Czy w takiej sytuacji urząd może nie honorować upoważnienia?

Można przytoczyć odpowiedź sekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z dnia 29 kwietnia 2010 r. – z upoważnienia ministra – na zapytanie nr 6750 w sprawie zasadności stosowania w Polsce pieczątek na różnego rodzaju dokumentach, w tym fakturach:

W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga, że w polskim ustawodawstwie został nałożony obowiązek stosowania pieczęci „wyłącznie w zakresie pieczęci urzędowych. (…) brak jest ogólnego przepisu nakładającego wprost na m.in. przedsiębiorców dokonujących określonych czynności w relacjach z organami administracji publicznej, w tym w szczególności z organami podatkowymi, obowiązek posiadania i posługiwania się pieczątkami firmowymi przez podmioty uczestniczące w obrocie prawnym. O umieszczaniu pieczątek firmowych stanowią natomiast niektóre akty normatywne określające wzory dokumentów, druków i formularzy składanych organom administracji publicznej. (…) Podkreślić jednakże trzeba, że brak opatrzenia konkretnego druku (formularza) składanego w wersji papierowej pieczątką firmową nie powoduje negatywnych skutków dla składającego druk (formularz). Ustawodawca nie ustanowił również przepisów nakładających na przedsiębiorców obowiązek zamieszczania pieczątek na fakturach.”

ZOBACZ RÓWNIEŻ

 
  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Anna Nowak Anna Nowak [+ info]

Na łamach portali internetowych relacjonuje zmiany na rynku pracy. Z uwagą przygląda się ofertom zatrudnienia, poszukując ich mocnych i słabych stron. Sprawdza, co spędza sen z powiek HR-owców. Dostarcza inspiracji niezdecydowanym i odkrywa sposoby osiągania celów zawodowych. Jako redaktor portalu KarieraKobiety.pl wspiera aktywność zawodową i emancypację finansową kobiet. Po godzinach – amatorka zdrowej kuchni, pasjonatka fotografii i sketchnotingu.

Zobacz również