Diety zagraniczne w 2019 roku - stawki i zasady naliczania

Diety zagraniczne zazwyczaj są dużo korzystniejsze od diet krajowych, ale to nie standard. Jak wyliczyć diety i co sprawdzić, żeby nie stracić?

 
Diety zagraniczne w 2019 roku - stawki i zasady naliczania
Diety zagraniczne, czyli jak rozliczyć delegację zagraniczną? / źródło zdjęcia: Getty Images / jacoblund

Większość z nas wyjeżdżając w służbową podróż zagraniczną, sprawdza stawki diet w stosownym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Niewiele osób wie, że w firmach prywatnych diety zagraniczne mogą być regulowane przez pracodawcę, a ich stawki mogą być dużo niższe.

Warto zatem być przezornym i upewnić się, na co możemy liczyć, zanim zaczniemy wydawać pieniądze w delegacji. Poniżej prezentujemy najważniejsze zasady ustalania diety podczas służbowej podróży za granicę, a także aktualne stawki diety zagranicznej w bieżącym roku.

Diety zagraniczne – podstawa naliczania

Nie zawsze obowiązuje ministerialna tabela stawek diet. Trzeba wiedzieć, że diety zagraniczne powinny być przede wszystkim określone w zakładowym regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym, czy też w umowie o pracę (art. 775 § 3 k.p.).

Limity wskazane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługują jedynie pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Ustawę tą (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), będziemy dalej nazywać rozporządzeniem.

Ważne! Zgodnie z kodeksem pracy (art. 775 § 4) pracodawca może ustalić stawki inne niż w rozporządzeniu. Mogą być one:

  • niższe od limitów z rozporządzenia, ale nie niższe od diety z tytułu podróży służbowej krajowej (aktualnie 30 zł za dobę),
  • wyższe od limitów z rozporządzenia – wówczas nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu z tytułu ubezpieczeń społecznych.

Jeśli w umowie o pracę ani w regulaminie wewnątrzzakładowym nie mamy ustalonych stawek diety zagranicznej, koniecznie ustalmy je na piśmie przed wyjazdem.

Polecenie wyjazdu a rozliczenie delegacji zagranicznej

Polecenie wyjazdu jest bardzo istotne z punktu widzenia obliczenia diety. To w nim powinny znaleźć się takie informacje jak:

  • kraj docelowy delegacji (według tego wskazania wybiera się stawkę diety),
  • miejsce i czas rozpoczęcia podróży służbowej oraz czas trwania delegacji,
  • środek transportu (od niego zależy moment rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej),
  • potwierdzenie wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów delegacji.

Bardzo ważna jest również informacja dotycząca zapewnionych przez pracodawcę bezpłatnych posiłków i noclegów. Ma ona bowiem wpływ na to, jak są obliczane diety zagraniczne.

Środek transportu w podróży zagranicznej

To, jakim środkiem transportu pracownik dotrze do kraju docelowego delegacji, zależy od pracodawcy. W podróżach zagranicznych najpopularniejszym środkiem transportu jest dzisiaj samolot, jednak w przypadku gdy miejsce delegacji położone jest niedaleko granicy polskiej, dość często do podróży wykorzystywany jest samochód.

Może być to zarówno samochód służbowy, jak i prywatny, należący do pracownika, o ile pracownik złoży wniosek o taką możliwość. Za podróż własnym samochodem pracownik otrzymuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr na podstawie odrębnych przepisów.

Z kolei jeśli pracownik korzysta w podróży zagranicznej z innych niż samochód środków transportu, powinien otrzymać ryczałt w wysokości jednej diety według stawek obowiązujących w danej miejscowości na pokrycie kosztów dojazdu do lotniska, dworca kolejowego czy portu.

Również za przemieszczanie się za granicą lokalną komunikacją np. miejską pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie z tego tytułu kosztów – w tym przypadku stawka wynosi 10% dziennej diety.

Dowiedz się więcej: Delegacja zagraniczna pracownika – to musisz wiedzieć

Diety zagraniczne - zależą od środka transportu

Wysokość diety zagranicznej

Za każdą pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Przy niepełnych dobach diety zagraniczne należy naliczać w następujący sposób:

  • 1/3 diety – za czas do 8 godzin,
  • 1/2 diety – za czas dłuższy niż 8 godzin, lecz krótszy niż 12 godzin,
  • w pełnej wysokości – za czas ponad 12 godzin.

Jak obliczyć czas służbowej podróży zagranicznej?

Podróż zagraniczna rozpoczyna się i kończy z chwilą (ważna jest zarówno data, jak i godzina):

  • przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju – w przypadku podróży lądowej (samochodem),
  • startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju – w przypadku podróży lotniczej,
  • wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego – w przypadku podróży drogą morską.

Dowiedz się więcej: Delegacja krajowa pracownika – to musisz wiedzieć

Obniżone diety zagraniczne

Gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne i całodzienne wyżywienie w czasie podróży zagranicznej, wówczas należy mu się jedynie 25% diety – pod warunkiem odbycia delegacji trwającej powyżej 12 godzin.

Jeśli pracodawca zapewnił tylko określone posiłki, wówczas od diety potrąca się:

  • 15% – za śniadanie,
  • 30% – za obiad,
  • 30% – za kolację.

Potrącenie ma miejsce od pełnej kwoty diety, a nie obniżonej z tytułu krótszej delegacji. Jeśli więc nasza dieta wynosi 100 złotych dziennie, ale podróż trwała jedynie 12 godzin – otrzymamy dietę w wysokości 50% stawki (50 złotych), ale pomniejszoną np. o 30% od pełnej stawki za obiad. W ręku pozostaje nam więc jedynie 20 złotych.

Czasem zdarza się, że cena posiłków wyliczana tą metodą da nam kwotę wyższą niż stawka diety. Wtedy przyjmuje się, że pracownik nie musi dokładać do delegacji, natomiast nie otrzyma już żadnych pieniędzy za podróż.

Diety zagraniczne za pobyt w szpitalu

Jeżeli pracownik przebywa podczas podróży zagranicznej w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, wówczas przysługuje mu 25% diety za każdy dzień pobytu.

W przypadku choroby podczas delegacji pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów leczenia i zakupu leków, pod warunkiem, że wszelkie zabiegi i leki były rzeczywiście konieczne. Nie należy liczyć na to, że pracodawca zwróci nam koszty operacji plastycznej, wizyty u ortodonty czy zakupu modnych okularów, nawet jeśli miałyby szkła korekcyjne.

Należność za nocleg w podróży zagranicznej

Podstawą zwrotu kosztów noclegu jest rachunek za tę usługę. Warto wiedzieć, że pracownikowi przysługuje zwrot tylko do wysokości limitu wskazanego w tabeli poniżej (wg rozporządzenia). A co, jeśli takiego rachunku nie ma? Wówczas pracodawca zobowiązany jest do wypłaty 25% tego limitu.

Pamiętajmy, że mowa tylko i wyłącznie o pracownikach sfery budżetowej. W prywatnych firmach regulamin może głosić inne stawki i zasady naliczania lub określać przepisy według rozporządzenia.

Diety zagraniczne – stawki

Pracownik powinien pamiętać, że na rozliczenie delegacji zagranicznej z pracodawcą ma maksymalnie 14 dni od dnia powrotu z podróży. Podczas wyjazdu warto gromadzić wszelkie rachunki, które mogą potem przydać się do rozliczenia.

O tym, jak wygląda rozliczenie delegacji zagranicznej, można się przekonać, korzystając z wygodnego narzędzia dostępnego bezpłatnie w Internecie. Kalkulator delegacji zagranicznej uwzględnia wszystkie wymienione wyżej czynniki wpływające na rozliczenie kosztów podróży, czyli przede wszystkim wysokość diety, koszty przejazdu i dojazdów, koszty noclegów, koszty ewentualnego pobytu w szpitalu, a nawet dodatkowe wydatki (uzasadnione i udokumentowane).

Państwo Waluta Kwota diety Kwota limitu na nocleg
Afganistan EUR 47 140
Albania EUR 41 120
Algieria EUR 50 200
Andora EUR 50 160
Angola USD 61 180
Arabia Saudyjska EUR 45 180
Argentyna USD 50 150
Armenia EUR 42 145
Australia AUD 88 250
Austria EUR 52 130
Azerbejdżan EUR 43 150
Bangladesz USD 50 120
Belgia EUR 48 160
Białoruś EUR 42 130
Bośnia i Hercegowina EUR 41 100
Brazylia EUR 43 120
Bułgaria EUR 40 120
Chile USD 60 120
Chiny EUR 55 170
Chorwacja EUR 42 125
Cypr EUR 43 160
Czechy EUR 41 120
Dania DKK 406 1300
Egipt USD 55 150
Ekwador USD 44 110
Estonia EUR 41 100
Etiopia USD 55 300
Finlandia EUR 48 160
Francja EUR 50 180
Grecja EUR 48 140
Gruzja EUR 43 140
Hiszpania EUR 50 160
Indie EUR 38 190
Indonezja EUR 41 110
Irak USD 60 120
Iran EUR 41 95
Irlandia EUR 52 160
Islandia EUR 56 160
Izrael EUR 50 150
Japonia JPY 7532 22000
Jemen USD 48 160
Jordania EUR 40 95
Kambodża USD 45 100
Kanada CAD 71 190
Katar EUR 41 200
Kazachstan EUR 41 140
Kenia EUR 41 150
Kirgistan USD 41 150
Kolumbia USD 49 120
Kongo USD 66 220
Korea Południowa EUR 46 170
Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna EUR 48 170
Kostaryka USD 50 140
Kuba EUR 42 110
Kuwejt EUR 39 200
Laos USD 54 100
Liban USD 57 150
Libia EUR 52 100
Liechtenstein CHF 80 200
Litwa EUR 39 130
Luksemburg EUR  48  160
Łotwa EUR 57 132
Macedonia EUR 39 125
Malezja EUR 41 140
Malta EUR 43 180
Maroko EUR 41 130
Meksyk USD 53 140
Mołdawia EUR 41 85
Monako EUR 50 180
Mongolia EUR 45 140
Niderlandy EUR 50 130
Niemcy EUR 49 150
Nigeria EUR 46 240
Norwegia NOK 451 1500
Nowa Zelandia USD 58 180
Oman EUR 40 240
Pakistan EUR 38 200
Palestyńska Władza Narodowa EUR  50  150
Panama USD 52 140
Peru USD 50 150
Portugalia EUR 49 120
RPA USD 52 275
Rosja EUR 48 200
Rumunia EUR 38 100
San Marino EUR 48 174
Senegal EUR 44 120
Serbia i Czarnogóra EUR 40 100
Singapur USD 56 230
Słowacja EUR 43 120
Słowenia EUR 41 130
USA USD 59

Nowy Jork 350

Waszyngton 300

Pozostałe 200

Syria USD 50 150
Szwajcaria CHF 88 200
Szwecja SEK 459 1800
Tadżykistan EUR 41 140
Tajlandia USD 42 110
Tanzania USD 53 150
Tunezja EUR 37 100
Turcja USD 53 173
Turkmenistan EUR 47 90
Ukraina EUR 41 180
Urugwaj USD 50 80
Uzbekistan EUR 41 140
Wenezuela USD 60 220
Węgry EUR 44 130
Wielka Brytania GBP 35 200
Wietnam USD 53 160
Włochy EUR 48 174
Wybrzeże Kości Słoniowej EUR 33 100
Zimbabwe EUR 39 90
Zjednoczone Emiraty Arabskie EUR 39 200
Państwa inne niż wymienione EUR 41 140

 

Podstawa prawna: Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

ZOBACZ RÓWNIEŻ

 
  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Anna Nowak Anna Nowak [+ info]

Na łamach portali internetowych relacjonuje zmiany na rynku pracy. Z uwagą przygląda się ofertom zatrudnienia, poszukując ich mocnych i słabych stron. Sprawdza, co spędza sen z powiek HR-owców. Dostarcza inspiracji niezdecydowanym i odkrywa sposoby osiągania celów zawodowych. Jako redaktor portalu KarieraKobiety.pl wspiera aktywność zawodową i emancypację finansową kobiet. Po godzinach – amatorka zdrowej kuchni, pasjonatka fotografii i sketchnotingu.

Zobacz również