Delegacja zagraniczna pracownika - to musisz wiedzieć

Delegacja zagraniczna pracownika to wyjazd wiążący się z różnymi kosztami, które powinny być uregulowane przez pracodawcę. Często jednak pojawia się wiele wątpliwości dotyczących podróży. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jakie prawa i obowiązki posiada osoba zatrudniona oraz jej zwierzchnik.

Delegacja zagraniczna pracownika - to musisz wiedzieć
Delegacja zagraniczna - co warto na jej temat wiedzieć? / źródło zdjęcia: Depositphotos / tonodiaz

Delegacja zagraniczna pracownika to zjawisko występujące w naszych realiach coraz częściej. Łatwość przemieszczania się pozwala na prowadzenie interesów w wielu zakątkach Europy i świata co sprawia, że zachodzi potrzeba wysyłania zatrudnionych w firmie osób do wielu różnych miejsc. Jak powinien wyglądać taki wyjazd w praktyce? Na jakie problemy można natrafić? Wyjaśniamy!

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Pod pojęciem delegacja zagraniczna kryje się w zasadzie definicja podróży służbowej. Czym się charakteryzuje?

  • jest wykonywana na polecenie pracodawcy;
  • odbywa się poza miejscowością pracy lub siedziby firmy;
  • ma na celu wykonanie określonego przez pracodawcę zadania;
  • występuje incydentalnie.

Wszystkie te czynniki muszą występować, by móc mówić o podróży służbowej, czyli delegacji.

Oddelegowanie natomiast polega na zmianie miejsca pracy pracownika poprzez zawarcie z nim porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego. W tym przypadku występuje więc stałe przeniesienie do innego miejsca świadczenia pracy. Zatrudniony nie może więc liczyć na dodatkowe środki finansowe wynikające z diet czy zwrotów kosztów.

Delegacja zagraniczna i jej część krajowa

W czasie wyjazdu na delegację zagraniczną istnieje również potrzeba przemieszczania się w obrębie kraju, np. w celu dotarcia na lotnisko czy dojechania do granicy państwa. Wśród wielu pracowników pojawia się w tej kwestii niepewność co do przysługujących mu zwrotów kosztów.

Delegacja krajowa będąca częścią podróży zagranicznej jest rozliczana osobno. Oznacza to w praktyce, że dojazd do granicy lub punktu, z którego pracownik wyruszy w dalszą podróż jest uregulowany krajowymi stawkami. Jeżeli więc podróż samochodem lub pociągiem w obrębie Polski nie trwa więcej niż 8 godzin, to dieta na taką podróż nie przysługuje.

W przypadku przedziału czasowego od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, a po 12 godzinach jest to już pełna stawka. Jeżeli więc dla przykładu pracownik wyjeżdżający do pracy w Niemczech swoim samochodem drogę do granicy pokona w czasie krótszym niż 8 godzin to dieta krajowa mu nie przysługuje, a jedynie zwrot kosztów transportu.

Jeżeli natomiast podróż odbywa się samolotem, to jest ona traktowana w pełni jako delegacja zagraniczna. Nie ma więc potrzeby dzielenia jej na części pod warunkiem, że przewoźnik nie przewiduje międzylądowań w Polsce. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba dotarcia do lotnisko oddalone od miejsca zamieszkania lub pracy, przewidywany jest zwrot kosztów za taką podróż.

Delegacja zagraniczna – diety i zwrot kosztów

Polecenie wyjazdu służbowego wydane przez pracodawcę nakłada na niego również obowiązek zapewnienia środków finansowych pozwalających pokryć koszty wyjazdu. Zalicza się do nich diety zagraniczne oraz zwroty pieniędzy za transport, komunikację w miejscu docelowym, nocleg oraz inne wydatki.

Pracownik musi pamiętać o udokumentowaniu cen poprzez przedstawienie odpowiednich rachunków i faktur. Wysokość stawek zależna jest od pracodawcy i może być wyższa lub niższa od ministerialnego rozporządzenia obejmującego sferę budżetową.

Zaliczka na poczet diety w przypadku wyjazdu zagranicznego może być wydawana zarówno w walucie obcej, jak i (za zgodą pracownika) w złotówkach. Kurs określa się na podstawie wskazań Narodowego Banku Polskiego z dnia przekazania środków. Podobnie rozliczenie zwrotu kosztów może być dokonywane w walucie obcej lub polskiej.

Czas pracy w delegacji

Odbywanie podróży zagranicznej często wiąże się z dość długim czasem jej trwania. Czy oznacza to więc, że czas spędzany w środkach transportu jest jednocześnie czasem naszej pracy? Okazuje się, że nie zawsze.

  • Jeżeli przemieszczamy się w momencie, w którym trwa nasz określony w umowie czas pracy, wtedy podróż uznawana jest jako właściwa praca.
  • Jeżeli jednak podróżowanie odbywa się poza czasem naszej pracy, nie jest ono traktowane jako praca właściwa, a nawet jako nadgodziny.

Wątpliwości pojawiają się przede wszystkim dlatego, że w kodeksie pracy możemy znaleźć zapis mówiący o tym, że czasem pracy jest ten, w którym pozostajemy do dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy lub w miejscu przez niego wyznaczonym.

Okazuje się jednak, że właściwe interpretowanie tego prawa jest nieco inne, na co wskazał Sąd Najwyższy w prawomocnym wyroku. Wyjątkiem w tym wypadku są pracownicy, którzy podczas podróżowania faktycznie wykonują pracę, czyli np. kierowcy lub osoby jadące pociągiem czy autobusem i przygotowujące w tym czasie raporty dla firmy.

Delegacja zagraniczna – czas trwania

Kodeks pracy nie przewiduje ograniczenia co do czasu trwania podróży służbowej. Powinna ona odbywać się tak długo, aż zadanie powierzone pracownikowi zostanie wykonane. Może więc trwać to kilka dni, ale równie dobrze także kilka miesięcy.

Warto pamiętać, że przez cały ten okres zatrudnionemu przysługuje prawo do diet na poczet ponoszonych przez siebie kosztów. Najczęściej jednak praktykuje się zasadę, że podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące. Jeżeli z góry zakładane jest, że będzie to dłuższy okres czasu, to w takim przypadku stosuje się oddelegowanie pracownika do świadczenia pracy w innym miejscu.

Czy pracownik może odmówić wyjazdu zagranicę?

Według przepisów prawa możliwość odmówienia wzięcia udziału w delegacji przysługuje dwóm rodzajom osób: kobietom w ciąży oraz rodzicom lub prawnym opiekunom dzieci do lat 4. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku należy potwierdzić taki stan rzeczy odpowiednimi dokumentami.

W innych przypadkach delegacja zagraniczna traktowana jest jako polecenie służbowe, a to oznacza, że pracownik nie ma możliwości jej odmowy, chyba, że narusza ona prawo.

Warto pamiętać, że osoba zatrudniona przebywająca na delegacji zagranicznej podlega nadal prawom polskiego kodeksu pracy. Każdorazowa zmiana warunków na gorsze spowodowana wykonywania świadczenia pracy w innym miejscu może być podstawą do wypowiedzenia umowy. Stwierdzenie takie oparte jest o dyrektywę Unii Europejskiej, która reguluje zasady przemieszczania się pracowników w jej obrębie.

W zapisie zostaje jasno wskazane, że pracodawca musi zapewnić swojemu podwładnemu warunki pracy nie mniej korzystne niż te, w których funkcjonował wcześniej. Dotyczy to nie tylko wysokości wynagrodzenia, ale także zachowywania norm BHP, przestrzegania wymiaru godzin pracy czy dodatku za godziny nadliczbowe.

Rozliczanie delegacji zagranicznej

Rozliczenie kosztów powinno odbyć się najpóźniej do 14 dni od daty powrotu do kraju. Pracownik zobowiązany jest do przedstawienia ceny podróży dokumentując ją za pomocą rachunków i faktur. Podczas dokonywania rozliczeń można skorzystać z wielu dostępnych kalkulatorów, które pomogą w dokonywaniu dokładnych szacunków.

Takie narzędzie może być pomocne dla pracownika, który wstępnie próbuje przewidzieć w jaki sposób rozłożą się koszty podróży zagranicznej i na jakie zwroty będzie mógł liczyć od pracodawcy. Pomoże to w określeniu stawki zaliczki na poczet delegacji.

Delegacja zagraniczna to dla wielu osób duża zmiana w systemie pracy i wyzwanie. Warto więc przed wyjazdem zdobyć nieco informacji, które pozwolą na lepszą znajomość swoich praw i obowiązków oraz rozwieją pojawiające się wątpliwości.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Mariola Krzyżak Mariola Krzyżak [+ info]

Cyfrowy nomada, kreatywna poszukiwaczka inspiracji, podróżuje wszędzie tam, gdzie można znaleźć miejsca idealne do pisania. Absolwentka filologii polskiej z zamiłowaniem buszująca po półkach księgarni i kolekcjonująca stare książki. Codziennie przelewa na ekran natłok myśli pozwalając im płynąć w świat. Nie może żyć bez porannej dawki nowinek ze świata polityki i nauki. Uwielbia dźwięk ruszającego samolotu, pieczenie chleba, malowanie ścian i przesiadywanie z laptopem w kawiarniach na całym świecie.

Zobacz również