Delegacja krajowa pracownika - to musisz wiedzieć

Delegacja krajowa pracownika wymaga zapewnienia wyjeżdżającej osobie środków finansowych, które pokryją koszty związane z podróżą. W jaki sposób określa się wysokość stawek? Jak dokonać właściwego rozliczenia? Jakie prawa przysługują pracownikowi? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej!

Delegacja krajowa pracownika - to musisz wiedzieć
Delegacja krajowa pracownika - najważniejsze informacje

Zatrudniona osoba może zostać wysłana w podróż poza granice miejscowości określonej w umowie jako miejsce pracy w celu wykonania pewnych obowiązków. Delegacja krajowa pracownika rządzi się określonymi zasadami, według których zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów poniesionych w trakcie wyjazdu.

Na podróż służbową musi zostać wydane konkretne polecenie pracodawcy. Rozporządzenie ministerialne odnośnie podróży służbowych dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach strefy budżetowej. W innych przypadkach stawki określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia lub w umowie o pracę. Na jakie stawki może liczyć pracownik? Co objęte jest zwrotem kosztów podróży? Jak rozliczać delegacje krajowe? Podpowiadamy.

Delegacja krajowa – co przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi wysyłanemu w podróż służbową przysługują zarówno diety jak i zwrot kosztów podróży. Pracodawca powinien pokryć koszty przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów oraz innych wydatków, które zostały udokumentowane i uznane przez pracodawcę jako uzasadnione (np. koszt parkingów czy opłaty za bagaż).

W razie braku możliwości udokumentowania pracownik może przedstawić pisemne oświadczenie o poniesieniu kosztów oraz wytłumaczenie, dlaczego nie posiadał możliwości poświadczenia dokonanych opłat. Delegacja rozpoczyna się wraz z praktycznym rozpoczęciem podróży i trwa do jej faktycznego zakończenia.

Diety krajowe

Delegacja krajowa odbywana przez pracownika może być powodem do uzyskania diety, której wysokość określona jest w zależności od czasu trwania podróży. Jeżeli trwa ona pełną dobę, to pracownik otrzymuje 30 złotych.

W innych wypadkach kwota ta wynosi:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
  • od 8 do 12 godzin – 50% diety;
  • ponad 8 godzin – przysługuje pełna stawka.

W przypadku, kiedy podróż trwa ponad 1 dzień, dieta przysługuje od momentu rozpoczęcia każdej nowej doby w wysokości:

  • do 8 godzin – 50% diety;
  • ponad 8 godzin – pełna dieta.

Diety krajowe mogą zostać obniżone pod warunkiem zapewnienia bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że za każdy posiłek stawka zmniejsza się o następujące kwoty:

  • obiad – 50% diety,
  • śniadanie oraz kolacja – każdorazowo 25% diety.

Zarówno diety zagraniczne, jak i krajowe określane dla pracowników spoza strefy budżetowej nie mogą być niższe niż te przeznaczane dla osób zatrudnionych w tym sektorze.

Dowiedz się więcej: Delegacja zagraniczna pracownika – to musisz wiedzieć >>

Delegacja krajowa – zwrot kosztów

Transport

Środek transportu, z jakiego skorzysta pracownik z podróży zostaje określony przez pracodawcę. Może on wyrazić zgodę na skorzystanie przez podwładnego ze swojego prywatnego pojazdu, takiego jak samochód czy motocykl należący do pracownika. Należy jednak pamiętać, że nie może tego narzucić.

Miejsce rozpoczęcia podróży ustalone jest ściśle przez pracodawcę. W przypadku korzystania z środka transportu należącego do pracownika zobowiązany jest on do przedstawienia i udokumentowania za pomocą faktur i rachunków poniesionych na paliwo kosztów.

Zwrot kosztów obliczany jest na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, która ustalana jest przez pracodawcę. W przypadku innych środków transportu pracownik rozliczany jest na podstawie ceny za bilet.

Dowiedz się więcej: Jak obliczyć zużycie paliwa >>

Delegacja krajowa - zwrot kosztów za transport

Komunikacja miejscowa

Delegacja krajowa obejmuje także zwrot kosztów poniesionych na rzecz przemieszczania się po danej miejscowości za pomocą środków komunikacji miejskiej. Można pokryć je w postaci ryczałtu lub w postaci zwrotu kosztów na podstawie przedstawionych rachunków.

W pierwszym przypadku stawka wynosi 20% diety, czyli 6 złotych i przysługuje na każdą rozpoczętą dobę. Należy jednak pamiętać, że wynagrodzenie takie obowiązuje tylko w przypadku uzasadnionej potrzeby przemieszczania się w obrębie celu podróży.

Jeżeli po dotarciu do celu miejsce pracy znajduje się w bliskiej odległości od dworca, lotniska lub noclegu, to pracownik nie będzie miał potrzeby poruszania się innymi środkami transportu, a przez to nie zostanie objęty zwrotem ewentualnych kosztów.

Nocleg

Podczas podróży, w której pracownik będzie musiał skorzystać z noclegu przysługuje mu zwrot poniesionych z tego tytułu kosztów.

Podobnie jak w innych przypadkach może odbyć się to na zasadzie uregulowania strat poniesionych osobiście przez zatrudnionego i udokumentowanych za pomocą rachunków. Koszt noclegu nie może jednak być większy niż dwudziestokrotność diety, czyli kosztować powyżej 600 zł, chyba że pracodawca wyrazi na to zgodę.

Można także zastosować wypłatę ryczałtową, która w tym przypadku powinna wynosić 150% diety, czyli 45 złotych. Ryczałtem obejmowane są jedynie noclegi trwające ponad 6 godzin pomiędzy godziną 21:00 a 7:00.

Jeżeli jednak pracodawca uzna, że jego podwładny ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania, to ryczałt na poczet noclegów na miejscu delegacji nie przysługuje. Jeżeli delegacja krajowa trwa dłużej niż 10 dni pracownikowi przysługuje możliwość powrotu do miejsca zamieszkania i z powrotem (do miejsca pracy) w dniach wolnych od pracy, za co koszty musi ponieść pracodawca.

Inne wydatki

Delegacja krajowa może wymagać poniesienia przez pracownika dodatkowych kosztów. W przypadku podróżowania samolotem pomiędzy poszczególnymi miastami może być to wydatek związany z bagażem.

Dowiedz się więcej: Bagaż podręczny – wymiary i co można spakować >>

Jeżeli pracownik porusza się samochodem może być zmuszony do korzystania z płatnych odcinków autostrad, za co również może ubiegać się o zwrot pieniędzy. Dodatkowe wynagrodzenie może obejmować także pokrycie kosztów za opłaty parkingowe. W niektórych przypadkach konieczny będzie także zwrot za bilety wstępu na wystawy bądź targi związane bezpośrednio z celem delegacji.

Sporządzanie dokumentu polecenia wyjazdu służbowego

Chociaż nie jest to obowiązkowe, to częstą praktyką jest sporządzanie dokumentu o poleceniu delegacji. W takim piśmie powinno znaleźć się imię i nazwisko delegowanej osoby, cel podróży i specyfikę pracy wykonywanej na miejscu, miejsce, w którym pracownik będzie wypełniał obowiązki oraz dokładnie określony czas trwania podróży. Bardzo często dodaje się także informację o wybranym przez pracodawcę środku transportu.

Pracownik ma także możliwość złożenia wniosku o wypłacenie zaliczki o odpowiedniej kwocie na poczet ponoszonych kosztów. W dokumencie może zostać od razu zawarta kwota wypłacanych ryczałtów oraz diet. Tak spisana umowa pozwala na dokładne rozliczenie kosztów i eliminuje ewentualne niedomówienia.

Delegacja krajowa – rozliczanie kosztów

Rozliczanie delegacji przez pracownika musi odbyć się w terminie najpóźniej do 14 dni od zakończenia podróży, czyli w momencie powrotu do firmy lub miejsca zamieszkania. W przypadku, kiedy osoba zatrudniona nie była objęta ryczałtem na wydatki, zobowiązana jest do przedstawienia szczegółowo kosztów podróży poprzez załączenie odpowiednich rachunków i faktur. W razie, gdy nie jest w stanie udokumentować poniesionych przez siebie kosztów, musi złożyć pisemne oświadczenie, w którym tłumaczy przyczynę zaistniałej sytuacji.

Delegacja krajowa, w którą wysyłany jest pracownik nakłada na pracodawcę pewne obowiązki, które wiążą się z zapewnieniem zatrudnionemu odpowiednich środków finansowych, które pozwolą na pokrycie kosztów podróży. Warto więc wiedzieć, o jakich stawkach mowa oraz co może zostać objęte zwrotem. Dzięki temu zarówno pracodawca, jak i jego podwładny będą mogli z lepszą dokładnością zaplanować podróż tak, by obydwie strony były usatysfakcjonowane środkami finansowymi przeznaczonymi na ten cel. W razie jakichkolwiek wątpliwości osoba zatrudniona ma prawo do uzyskania wyczerpujących informacji na ten temat w firmie, w której pracuje.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Mariola Krzyżak Mariola Krzyżak [+ info]

Cyfrowy nomada, kreatywna poszukiwaczka inspiracji, podróżuje wszędzie tam, gdzie można znaleźć miejsca idealne do pisania. Absolwentka filologii polskiej z zamiłowaniem buszująca po półkach księgarni i kolekcjonująca stare książki. Codziennie przelewa na ekran natłok myśli pozwalając im płynąć w świat. Nie może żyć bez porannej dawki nowinek ze świata polityki i nauki. Uwielbia dźwięk ruszającego samolotu, pieczenie chleba, malowanie ścian i przesiadywanie z laptopem w kawiarniach na całym świecie.

Zobacz również