Darmowe aplikacje, które pomagają w zarządzaniu czasem

Na co zwrócić uwagę, wybierając darmowe aplikacje do zarządzania czasem

 
Darmowe aplikacje, które pomagają w zarządzaniu czasem

Wszystkie aplikacje do zarządzania czasem pozwalają w jakiś sposób okiełznać kalendarz. Jeśli jednak przyjrzeć się szczegółom, okaże się, że tylko część spełni oczekiwania konkretnego użytkownika. Decydując się na którąś z aplikacji, dobrze jest oprzeć się na własnym stylu pracy, potrzebach i możliwościach. W ten sposób to narzędzie nie będzie tylko gadżetem do notowania np. listy zakupów, a stanie się „prawą ręką” swojego właściciela.

Dlaczego warto korzystać z aplikacji do zarządzania czasem?

Sporo osób wciąż działa w oparciu o tradycyjny, papierowy kalendarz. Ma on jednak kilka słabych punktów.

Po pierwsze, aby notować zadania, pomysły, czy ważne zdarzenia, należy mieć go przy sobie. A co, jeśli najlepsze idee wpadają do głowy podczas wieczornego spaceru lub podczas jazdy samochodem?

Dowiedz się więcej: Jak darmowe aplikacje ułatwiają nasze życie >>

Kolejną niedogodnością jest ograniczona pojemność kalendarza. Jednocześnie, gdy zadania są wykonywane przez zespół współpracowników, powiadomienie o nowym terminie wymaga dokonania kolejnych, zabierających czas czynności.

Takich mankamentów nie mają nowoczesne aplikacje do zarządzania czasem. Ich podstawowe funkcjonalności to:

  • pełna obsługa w telefonie lub komputerze, czy innym urządzeniu z dostępem do internetu,
  • możliwość synchronizacji na wielu urządzeniach,
  • współdzielenie zadań i zapisków z innymi użytkownikami,
  • możliwość dodawania notatek głosowych,
  • wyszukiwanie według przypisanych tagów,
  • nieograniczona pojemność.

Dowiedz się więcej: Umiejętne zarządzanie czasem – czym jest work-life balance >>

Darmowe aplikacje do zarządzania czasem

Większość znakomicie opracowanych aplikacji do zarządzania czasem jest darmowa. Kolejna dobra wiadomość to taka, że każdy, bez względu na swój styl pracy i potrzeby, znajdzie wśród nich coś dla siebie.

Najpowszechniejszym, darmowymi i rozbudowanym narzędziem do zarządzania czasem jest Google Calendar. Inne, warte wykorzystania aplikacje to Toodledo, Asana, Evernote, czy Trello. Dla kogo będą przydatne?

Google Calendar

Aplikacja Google Calendar przechowuje zapisane informacje w chmurze. Dzięki temu można z nią pracować korzystając z dowolnego komputera, w dowolnym miejscu na świecie. Co wyróżnia tę aplikację?

W Google Calendarz można tworzyć dowolną ilość kalendarzy przypisanych charakterowi, rodzajowi, czy miejscu wykonania zadań, np.:

  • prywatne, praca;
  • spotkania, telefony, podróże;
  • praca, dom, szkoła, studia, klub, itp.

Rodzaje kalendarzy oznaczone są kolorami, co znacznie ułatwia i przyspiesza ich identyfikację. Kalendarz można wyświetlać w ujęciu miesięcznym, tygodniowym, czy w perspektywie wybranego dnia.

Kolejną zaletą jest możliwość współdzielenia zadań. Opcja pozwala na powiadomienie o zadaniu innych osób, np. współpracowników. To rozwiązanie jest idealnym wsparciem m.in. w pracy nad wspólnymi projektami.

Ciekawą propozycją jest możliwość implementacji świąt i dni wolnych od pracy za granicą. Dzięki temu, pracując w zespołach międzynarodowych, zdecydowanie łatwiej jest uniknąć nieporozumień i opóźnień związanych z organizacją kalendarza w innym państwie.

Google Calendar ma wbudowany system powiadomień o wpisanych zadaniach. O nadchodzących obowiązkach kalendarz przypomina przez e-maile, SMSy, czy wyskakujące okienka (pop-upy).
Aplikacja Google Calendar jest całkowicie darmowa.

Toodledo

Aplikacja Toodledo to nieco skromniejszy odpowiednik Google Calendar. Różnice można dostrzec np. w ograniczeniu możliwości wyświetlania kalendarza (tylko w ujęciu miesięcznym) oraz braku możliwości współdzielenia kalendarza z innymi użytkownikami.

Toodledo ma za to inną zaletę – możliwość określania celu, któremu przypisane są poszczególne zadania. Rozwiązanie to świetnie sprawdza się przy realizacji większych projektów, nie pozwala bowiem stracić z oczu głównego powodu, dla którego podejmowane są działania mniejszej wagi.

Asana

Dla zainteresowanych wykonywaniem projektów i przypisywaniem do nich poszczególnych zadań zostało stworzone darmowe narzędzie o dźwięcznej nazwie Asana. Dlaczego warto z niego korzystać?

Asana pozwala na tworzenie wielu projektów zespołowych i dopisywanie do każdego z nich odrębnych zadań. Istotną zaletą jest możliwość przypisania osoby odpowiedzialnej za wykonanie określonego zadania wraz z terminem jego wykonania. Oprócz osób bezpośrednio zaangażowanych w prace nad projektem, dostęp do projektu i zadań mogą mieć również obserwatorzy.

Dzięki temu, każdy, w jakikolwiek sposób związany z projektem, jest na bieżąco informowany o postępie prac.

Aplikacja umożliwia dołączanie do zadań załączników w postaci plików (np. wymagających uzupełnienia lub modyfikacji). Ta funkcja w znacznym stopniu automatyzuje pracę i skraca czas poświęcany na poszukiwanie materiałów.

Dowiedz się więcej: Jak efektywnie wyznaczyć cele w pracy i życiu? >>

Evernote

Evernote przez swoich fanów jest nazywany najbardziej pojemnym notatnikiem świata. Dostępność w telefonie, czy komputerze ułatwia zapisywanie zadań do wykonania, notowania pomysłów lub zdarzeń, ale nie tylko…

Oprócz tradycyjnego zapisu, Evernote umożliwia sporządzanie notatek głosowych. Ta propozycja świetnie sprawdza się u osób często podróżujących samochodem. Dzięki niej wszelkie spostrzeżenia ze spotkania z klientem, zadania do wykonania w późniejszym terminie, czy nagle pojawiające się pomysły mogą zostać zapisane bez konieczności odrywania się od wykonywanych aktualnie czynności.

Evernote to także doskonałe narzędzie do przechowywania rozmaitych danych, m.in. zdjęć, paragonów, wizytówek, wymiarów, sygnatur i innych informacji, które warto mieć zawsze „pod ręką”.

Osoby intensywnie eksplorujące zasoby internetowe z pewnością docenią opcję „nożyczek sieciowych”. Pozwalają one na wklejenie do notatnika całej strony internetowej, wybranego artykułu lub tylko jego fragmentu. Co ciekawe, przechowywane w ten sposób dane pozostaną w notatniku nawet wówczas, gdy strona, czy artykuł zostaną z internetu usunięte.

Trello

Trello to darmowa aplikacja, która nie jest typowym kalendarzem, a raczej miejscem, gdzie przechowywane są (i opcjonalnie – udostępniane innym użytkownikom) wszystkie notatki, zarówno z kategorii „do zrobienia”, jak i innej, dowolnie oznaczonej tematyki. W ramach aplikacji możliwe jest tworzenie tablic, list i kart.

Tablice to nic innego, jak projekty, nad którymi można pracować samodzielnie lub zapraszając wybranych użytkowników, czy ogłaszając tablicę publicznie.

Listy są tworzone w ramach poszczególnych tablic. Najpopularniejsze listy to: „do zrobienia” „pracuję nad tym” i „skończone”.
Karty dopina się się do list. Mogą mieć postać plików, zadań, czy komentarzy.

Zaletą Trello jest wysoka estetyka i bardzo intuicyjna obsługa. Listy do wykonania można swobodnie przenosić, a zakończone zadania archiwizować. Dzięki temu użytkownik może elastycznie planować swój czas pracy, a na tablicy wciąż zachowany jest porządek.

ZOBACZ RÓWNIEŻ:

 
  • O autorze
  • Ostatnie artykuły
Anna Nowak Anna Nowak [+ info]

Na łamach portali internetowych relacjonuje zmiany na rynku pracy. Z uwagą przygląda się ofertom zatrudnienia, poszukując ich mocnych i słabych stron. Sprawdza, co spędza sen z powiek HR-owców. Dostarcza inspiracji niezdecydowanym i odkrywa sposoby osiągania celów zawodowych. Jako redaktor portalu KarieraKobiety.pl wspiera aktywność zawodową i emancypację finansową kobiet. Po godzinach – amatorka zdrowej kuchni, pasjonatka fotografii i sketchnotingu.

Zobacz również